Trouver des clients quand on est freelance ou travailleur indépendant : le nerf de la guerre. En effet, on a beau avoir mis tout son cœur à créer une jolie entreprise, sans client cela n’aura servi à rien. Si vous venez de créer votre entreprise ou que vous êtes dans une période creuse, voici quelques pistes pour trouver de nouveaux clients. 

1/ Le réseautage
Parler de votre activité autour de vous : à votre famille, vos amis, vos anciens collègues, votre boulanger… Peut-être ont-ils dans leur entourage quelqu’un qui a besoin de de vos services et ils seront ravis de vous recommander. Et dans ce cas, ça fera deux heureux : vous et la personne qui a besoin d’un freelance.

2/ Passer par les plateformes
Les plateformes type MALT ou LEXIRIS (pour les secrétaires indépendantes, mais il en existe plein d’autres selon votre métier) peuvent être un tremplin pour vous mettre en relation avec de potentiels clients. Attention quand même à vérifier le sérieux de la plateforme, toutes ne se valent pas.

3/ Échanger avec d’autres entrepreneurs
Les rencontres d’entrepreneurs, les réseaux sociaux et plus précisément les groupes Facebook, les formations de la Chambre des métiers… autant de lieux où vous avez l’occasion d’échanger avec d’autres entrepreneurs, c’est encore une occasion d’être en relation avec d’éventuels prospects. Vous ne trouverez peut-être pas de nouveaux clients dans l’immédiat, mais si jamais ces personnes ont besoin de quelqu’un, elles se rappelleront plus facilement quelqu’un avec qui elles ont échangé plutôt qu’un illustre inconnu sur internet. Les groupes Facebook sont un bon moyen de montrer votre expertise et de vous mettre en avant sans devoir vous vendre, et là encore, il sera plus facile à un éventuel prospect de faire appel à quelqu’un en qui il a confiance.

Mais on peut aussi trouver des nouveaux clients via :

4/ La bonne vieille prospection …
Eh oui ! Proposer vos services par téléphone, mail (en respectant les consignes RGPD) ou de visu est toujours un bon moyen de trouver de nouveaux clients. Vous pouvez aussi déposer des flyers dans les endroits que votre clientèle cible fréquente.

5/ Un site internet
Si, comme moi, vous n’êtes pas à l’aise via la prospection directe, il vous reste l’option site internet. Un site internet pour lequel vous aurez travaillé son référencement vous permettra d’inverser la démarche : ce sont vos clients qui vous trouveront et non plus vous qui devrez trouver des clients. Par contre, ce procédé est bien plus long que les autres, il faut donc avoir du temps devant vous. 

D’autres idées à rajouter pour trouver des nouveaux clients ?

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Suite à une discussion avec un prospect la semaine dernière, j’avais envie aujourd’hui de parler tarifs.

Cet article porte sur les tarifs concernant mon activité d’assistante indépendante, mais il peut s’adapter, je pense, à n’importe quelle entreprise. A priori, tout entrepreneur a réfléchi un minimum à ses tarifs avant de s’installer et ne s’est pas contenté de copier ceux du voisin.

Ce prospect, donc, trouvait mon tarif trop cher. Ce n’est pas le premier et, spoiler, ce ne sera certainement par le dernier.

J’avais déjà parlé un peu tarifs dans cet article et dans celui-là.

Comme n’importe quel entrepreneur/travailleur indépendant (enfin je l’espère…), je n’ai pas défini mes tarifs au hasard. J’ai tenu compte de ce qui se faisait dans ma région, mais surtout de mes charges.

Que comprennent les tarifs d’une secrétaire indépendante ?

Ainsi mon tarif comprend :

• Mes charges (URSSAF, électricité, abonnement internet…)
• Mes assurances (assurance pro, mutuelle, prévoyance)
• Mon matériel (ordinateur, logiciels, fournitures…)
• Mes congés (je ne travaille pas 365 jours dans l’année).
• Mes éventuels frais de déplacement si je me déplace dans les locaux de mon client.

Ces tarifs comprennent aussi le temps « invisible », c’est-à-dire le temps passé à établir des devis, des factures, faire ma comptabilité, créer du contenu pour mon blog ou les réseaux sociaux, en bref ce qu’on pourrait résumer par des frais de fonctionnement.

En résumé, comme n’importe quel chef d’entreprise, j’ai tenu de mes charges avant d’établir mes tarifs.

Alors c’est vrai que les tarifs d’une secrétaire indépendante peuvent sembler élevés si l’on compare à une secrétaire salariée, mais il ne faut pas oublier les avantages à faire appel à une secrétaire indépendante.

• Il n’y a pas d’embauche, donc pas de charges sociales : pas de TVA, pas de prime de précarité, pas de congés payés, pas de mutuelle…
• Pas d’obligation de durée au niveau du temps de travail ni dans le temps. IL est possible de faire appel à une assistante indépendante seulement pour 3h00 par semaine ou par mois, selon ses besoins et son budget. Surtout, il est possible de mettre fin à cette collaboration très simplement.
• Il n’est pas nécessaire d’avoir du matériel ou des locaux à fournir pour travailler avec une secrétaire indépendante. Elle peut travailler à distance ou avec son propre matériel.
• Tout simplement le gain de temps : les missions que vous confierez à une secrétaire indépendante sont celles que vous n’aurez pas à réaliser. Et rappelez-vous que le temps, c’est de l’argent !

Vous avez maintenant le détail de ce que comprennent les tarifs d’une secrétaire indépendante. N’oubliez pas d’y penser lorsque vous trouverez le tarif trop élevé.

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J’ai déjà parlé ici et là de retranscription, mais au vu des mails que je reçois ou de ce que je peux lire un peu partout, j’avais envie d’apporter des précisions sur la manière dont se réalise cette prestation.

Tout d’abord les fichiers. Lorsqu’on travaille en entreprise/hôpital/cabinet médical … on utilise plutôt un dictaphone à cassettes.  Mais si le fichier est retranscrit par un prestataire indépendant, c’est une grande perte de temps pour tout le monde. Si votre client est près de chez vous, vous pouvez éventuellement vous arranger pour récupérer la cassette, mais dans le cas contraire, il faut qu’il l’expédie ce qui signifie un délai supplémentaire pour la réalisation du travail. Si vous cherchez à faire retranscrire vos enregistrements audio en texte, investir dans un dictaphone numérique vous fera donc gagner du temps. Vous pouvez également utiliser l’enregistreur vocal de votre smartphone.

Les fichiers audio sont donc la plupart du temps des fichiers numériques, MP3 ou MP4, qui peuvent être transmis  par mail/logiciel de transfert/messagerie cryptée/serveur ou Dropbox par exemple. Dans le cas de fichiers vidéo, il faudra les convertir.

Concernant la retranscription :

Une fois en possession de ces fichiers, il faut retranscrire ce contenu audio (ou vidéo) par écrit. Les logiciels  fréquemment utilisés sont Express Scribe et Olympus. Ils vous permettent de lire votre fichier sur votre ordinateur, d’avoir le time code, d’aller en avant ou en arrière etc. Vous avez le choix d’utiliser les commandes au clavier ou d’investir dans un kit de retranscription (pédale et casque) qui vous permettra de travailler de la même façon qu’avec un lecteur de cassettes. Je reste fidèle pour ma part à celui-là.

Pour ce qui est du temps nécessaire pour convertir des fichiers audio ou vidéo en texte, tout dépend du contenu. Il faut compter en général 4 à 6h00 de travail pour retranscrire par écrit 1h00 de fichier audio, parfois plus, surtout au début. Plusieurs facteurs entrent en compte : le nombre d’intervenants, le niveau de retranscription demandé (verbatim, reformulé, synthétisé…), la qualité des échanges mais surtout la qualité du son. Un mauvais enregistrement (bruits de fond, grésillements, personnes qui parlent trop vite ou toutes en même temps…) compliquera bien évidemment la retranscription des propos.

Voilà donc quelques précisions sur cette prestation, j’ai sûrement oublié de préciser certains points donc si vous souhaitez compléter, n’hésitez pas !

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Est-ce réellement un problème de créer une entreprise avec le statut d’auto-entrepreneur avec pour seul objectif de travailler ?

À l’heure où le chômage atteint un taux record, ne vaut-il pas mieux avoir des auto-entrepreneurs qui se créent leur propre emploi plutôt que de les voir grossir encore le rang des chômeurs? Et pourquoi partir du principe qu’un auto-entrepreneur ne souhaite pas se développer.

Lorsque j’ai créé mon auto-entreprise de secrétariat indépendant, cela faisait 7 ans que j’allais de CDD en CDD dans une région où il est plus facile travailler dans l’agroalimentaire que dans le secteur tertiaire. Alors certes le statut d’auto-entrepreneur est précaire ms les CDD aussi.

Dès le début de mon activité, j’étais sûre du choix de mon statut, ce serait celui d’auto-entrepreneur. Je voulais avoir la possibilité de débuter mon activité d’assistante indépendante sans craindre de ne pas pouvoir payer les charges et surtout ne pas m’endetter.

Mon ambition? Elle était et reste de développer mon activité de secrétaire free-lance et de pouvoir en vivre à terme. Je ne souhaite pas créer une multi-nationale juste m’assurer un emploi permanent.

Cela fait maintenant 21 mois que j’ai créé mon emploi et j’ai déclaré un chiffre d’affaires et payé des cotisations tous les mois. Mon chiffre d’affaires est en constante augmentation et même s’il n’est pas important au moins il existe et je travaille!

Si ce statut est limité à la rentrée? Comme  d’autres, je fermerais en regrettant une activité très diversifiée qui m’apporte beaucoup.

Et vous? Vous en pensez quoi de ce projet?

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Être indépendant ce n’est pas seulement devoir s’organiser pour travailler de la maison ou d’un autre espace, c’est aussi  devoir faire face à des périodes avec peu de travail, ou même sans travail, surtout lorsque notre activité n’est pas encore bien installée.

Les vacances peuvent être une cause de baisse d’activité. Mais d’autres facteurs peuvent également être responsables de cette inactivité/baisse d’activité. Par exemple parce qu’on a négligé la prospection pendant que l’on avait une grosse mission, il arrive qu’à la fin de la mission, on soit comme la cigale « fort dépourvue quand la bise fut venue ». Les missions d’après ne sont pas planifiées, ou tout simplement aucune mission n’est prévue pour après.

Que faire pour éviter de tourner en rond dans ces cas-là ? Comment optimiser cette période creuse ?

1/ Partir en vacances, regarder la TV ? Ça peut être une idée sympa, mais il y a peu de chances que le travail revienne de lui-même… à faire si cette période d’inactivité suit une grosse période d’activité, mais ne pas en abuser.

2/ Prospecter semble être une meilleure idée. Par n’importe quel moyen : mailing, flyers, annonces, reprendre contact avec son réseau etc. Des choses qu’on ne fait plus par manque de temps lorsqu’on a trop de travail.

3/Réorganiser son espace de travail. La prospection, c’est bien, mais pas toute la journée !  Pourquoi ne pas profiter aussi de cette période pour remettre de l’ordre dans son espace de travail ? Bureau, meuble, classeurs… Il est bon de temps en temps de faire du tri ! Et si vous avez besoin d’aide pour l’organisation, pensez à faire appel à une secrétaire indépendante !

4/Se former. On n’y pense pas forcément  mais  une  période  creuse  peut être le moment de mettre à jour ses connaissances et  ainsi  proposer de nouvelles prestations à de futurs clients. Logiciels, textes de loi, langues étrangères… il existe plein de domaines dans lesquels on peut réactualiser ses connaissances ou se former soi-même.

5/Prendre l’air. Sans pour autant décrocher complètement, on peut prendre du temps pour soi et s’octroyer une après-midi de liberté pour faire quelque chose que l’on aime. C’est aussi un très bon moyen de se remettre activement à travailler.

D’autres idées pour combler ces périodes creuses?

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J’essaie la plupart du temps d’y répondre selon mon expérience, mais si vous souhaitez une vision générale, je vous conseille d’aller lire les résultats de l’enquête effectuée par Céline Lieffroy sur son blog cela vous donnera une vue d’ensemble sur l’activité de télésecrétaire.

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Je sais que le poste de secrétaire est censé être le moins « rentable » d’une entreprise et donc celui auquel on consacre le moins d’argent et qui disparaîtra en premier en cas d’économies à faire. J’ai aussi souvent entendu au cours de mon parcours « avoir une secrétaire coûte trop cher! ».

Néanmoins, au fur et à mesure que j’avance, j’apprends à défendre mon tarif. Déjà parce que je sais que par rapport à d’autres secrétaires indépendantes, je suis plutôt dans la norme basse. Je ne parle pas des personnes qui se placent volontairement dans le « secrétariat discount » (oui ça existe!).

Mais surtout, je sais que mon tarif est justifié : par rapport à mes charges, au travail que j’effectue mais aussi par rapport aux avantages que peut présenter le fait d’être secrétaire indépendante pour une entreprise.

Le tarif d’une secrétaire indépendante, vraiment trop cher ?

Si l’on ne regarde pas seulement le tarif, mais aussi les avantages du statut, il peut paraître justifier.

1/ Pas de charges sociales à régler. C’est à dire pas de prime de précarité, d’indemnité congés payés, de formation, de mutuelle… mon tarif est net

2/ Seul le travail effectué est payé. Mes tarifs sont définis selon le travail à réaliser.

3/ Je n’interviens qu’en cas de besoin: contrairement à une secrétaire en CDI ou une secrétaire intérimaire qui interviendra pour une durée définie à l’avance, il n’y a pas d’engagement de durée.

4/Les contraintes liées à l’embauche sont évitées, un simple contrat signé permet et la collaboration peut commencer.

5/Travailler toujours avec la même personne. Pas besoin de réexpliquer le travail à chaque nouvelle collaboration, c’est du temps de gagné !

Alors certes, faire appel à une secrétaire indépendante reste une dépense importante qui peut paraître superflue alors qu’on « peut le faire soi-même » comme m’ a répondu l’un de mes prospects.

Mais faire confiance à une secrétaire indépendante c’est surtout gagner du temps et le temps c’est de l’argent!! Et il faut savoir parfois dépenser un peu d’un côté pour gagner de l’autre. Déléguer des tâches chronophages, c’est se dégager du temps pour son activité.

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C’est quoi la certification Voltaire ? Une certification en orthographe ?

La Certification Voltaire, c’est une certification en orthographe. C’est un examen, créé en 2010, qui permet de tester et de valider son niveau en orthographe. Cela peut être un plus, en tant que salarié ou freelance, lorsqu’on a besoin de justifier ses connaissances en orthographe. Il m’est par exemple arrivé lors d’un entretien, il n’y a pas si longtemps, qu’on me questionne sur mon niveau en orthographe. La note de la certification permet de prouver ce que l’on annonce.

L’épreuve se déroule sur 2h30 dans un centre d’examen situé dans notre région. C’est un QCM de 240 questions avec une note sur 1000 ainsi qu’une dictée de quelques ligne. Cette certification en orthographe est valable cinq ans. La note peut être vérifiée à partir d’un code que l’on nous remet avec notre note finale.

Me voilà donc partie pour des révisions en orthographe, grammaire et conjugaison. J’ai choisi de réviser sur le livre correspondant à la certification et non sur l’application. Quel que soit le résultat, je me dis que c’est toujours un plus pour mon activité de secrétaire indépendante!

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Depuis que je suis secrétaire médicale indépendante, je lis souvent ici et là des personnes qui sortent de l’école et veulent s’installer comme secrétaire médicale à distance.

Je reçois également quelques mails me demandant des informations.

J’y réponds volontiers, dans la mesure de mes possibilités. Mais cela me laisse souvent dubitative.  En effet comment pratiquer un métier qui demande de multiples connaissances sans avoir déjà une solide expérience ? Comment s’habituer rapidement à une nouvelle spécialité ou une nouvelle voix en travaillant seule ?

Certains me répondront qu’avec du travail, on arrive à tout, et je suis entièrement d’accord.

Mais la transcription audio médicale demande une bonne connaissance de la terminologie médicale. Cette connaissance ne vient pas seulement de l’école, mais aussi beaucoup de la pratique. Si changer de spécialité demande toujours un temps d’adaptation (le vocabulaire médical de gynécologie-obstétrique ne sera pas le même que celui de cardiologie par exemple),  cette adaptation sera tout de même plus facile si l’on a déjà de l’expérience en tant que secrétaire médicale salariée.

Travailler en milieu hospitalier permet d’acquérir une bonne adaptabilité vu que l’on est souvent amené à changer de spécialité. Et puis, lorsque l’on commence à travailler, les premiers temps on doute souvent et c’est vrai qu’une collègue secrétaire médicale à côté, c’est bien utile pour confirmer ou infirmer une idée. Avec le temps, on apprend aussi à s’adapter plus rapidement à la voix de la personne qui dicte.

De même pour la permanence téléphonique, je crois qu’une petite expérience en cabinet ou milieu hospitalier peut aider à mieux vivre l’indépendance.

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J’aime bien l’expression « secrétaire indépendante » car c’est pour moi celle qui résume le mieux mon activité. Je suis secrétaire à distance mais pas seulement. Je ne suis pas uniquement télésecrétaire ou secrétaire à domicile car j’accepte de travailler  sur site.

Au fait c’est quoi exactement une télésecrétaire?

C’est une secrétaire, un chef d’entreprise, qui propose un service de secrétariat à des entreprises, des professions libérales, des associations ou même à des particuliers. Elle travaille pour plusieurs clients différents, parfois dans des secteurs différents. Elle intervient en sus de la secrétaire déjà en poste pour la seconder en cas de surcroît de travail ou pour la remplacer durant une absence. Mais elle intervient également aux côtés du chef d’entreprise pour prendre en charge l’administratif chronophage.

La secrétaire indépendante effectue le travail de toute secrétaire salariée, mais sans être forcément dans les locaux du client pour lequel elle travaille. Un des avantages pour le client, mais j’y reviendrai, c’est de pouvoir adapter le temps de travail  selon le volume de travail à effectuer, et de ne pas avoir à fournir local ou matériel.

L’assistante indépendante peut  être spécialisée dans un ou plusieurs domaines en particulier. Pour ma part, j’ai une grande expérience dans le secteur médical, moins importante en juridique et je sais que je peux m’adapter à des secteurs bien différents. C’est une des différences principales par rapport au statut de secrétaire salariée,  que j’apprécie énormément, on peut avoir un travail très diversifié !

Et pour vous? Une secrétaire indépendante c’est quoi?

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