La rentrée est là et vous avez repris le chemin du travail reposé, en regrettant les longues journées d’été à se laisser vivre, les matinées sans réveil à programmer…et les bienfaits de la vie estivale. 

Vous aimeriez prolonger les effets des vacances ?  

Il est possible de conserver les bienfaits des vacances et de garder un esprit reposé, même en reprenant le travail.

Que vous soyez partis ou que vous ayez simplement profité d’un peu de repos chez vous, voici 5 conseils pratiques pour préserver votre énergie, réduire le stress et rester productif après les vacances.

1. Dormir suffisamment pour rester en forme
Le sommeil est la base du bien-être. Pourtant, c’est souvent le premier point négligé à la rentrée. Travailler en étant reposé améliore la concentration, la productivité et l’humeur. Essayez de retrouver un rythme régulier et d’aller vous coucher plus tôt, votre corps vous dira merci !

2. Déconnecter des écrans pour mieux se ressourcer
Entre les e-mails professionnels, les réseaux sociaux et les écrans en tout genre, la surcharge digitale n’est jamais loin. Fixez-vous des temps sans écran, le soir ou le week-end. Profitez-en pour lire, bricoler, cuisiner ou pratiquer une activité créative. Non seulement vous gagnerez en sérénité, mais cela vous aidera aussi à mieux dormir.

3. Prendre l’air chaque jour
Bouger un peu chaque jour est essentiel pour oxygéner le corps et l’esprit. Si vous le pouvez, marchez avant ou après le travail. Et si votre emploi du temps est chargé, pensez aux petites astuces : descendre un arrêt plus tôt, garer la voiture un peu plus loin, ou sortir pendant la pause déjeuner. Ces moments dehors redonnent énergie et clarté d’esprit.

4. Faire du sport régulièrement
Le sport ne sert pas seulement à entretenir sa silhouette, il permet surtout de libérer les tensions accumulées. Choisissez une activité qui vous plaît et planifiez-la dans votre agenda comme un rendez-vous important. Après une séance, on se sent toujours plus détendu et motivé.

5. Anticiper pour réduire le stress
Une bonne organisation est la clef pour éviter de se sentir débordé. Au quotidien, pensez au batchcooking pour gagner du temps en cuisine, ou à l’utilisation du drive pour les courses. Au travail, préparez votre journée la veille et prévoyez des créneaux pour gérer les imprévus. Cette anticipation vous permettra de rester plus serein et efficace.

Et vous, quelles sont vos astuces pour conserver les bienfaits des vacances à la rentrée ?

Partagez vos conseils : chacun a ses petits rituels pour prolonger l’effet des vacances et aborder la rentrée en douceur.

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Que l’on soit indépendant ou salarié, il y a parfois des périodes où il est difficile de travailler. Que ce soit à cause de la fatigue, le temps d’automne qui nous déprime (moi ça me motive ), une démotivation passagère, un contexte personnel difficile, bref il arrive que l’on  manque de concentration pour travailler.

Dans ces moments-là, la moindre distraction suffit à nous faire lever le nez de notre travail (coucou les notifications sur le portable) et il est difficile de se concentrer ; pour autant, il faut quand même travailler, surtout si c’est un état qui dure un petit peu.

Je vous partage aujourd’hui quelques conseils qui m’aident à travailler même quand je manque de concentration.

Outre les traditionnels conseils habituels comme mettre le téléphone en silencieux, fermer sa boîte mail et éviter de faire plusieurs choses à la fois, organiser son emploi du temps aide à rester focus sur ce que l’on doit faire. Personnellement, je me commence toujours par ce que j’ai le moins envie de faire ou ce qui me prend le plus d’énergie au niveau concentration (souvent ce sont les mêmes) et au fur et à mesure de la journée, je fais les choses qui me plaisent le plus. Avantage ? Je profite du moment où j’ai le plus d’énergie dans la journée pour me charger de ce qui m’en demande le plus et quand mon énergie baisse, je fais des choses qui m’en demandent moins.

Deuxième méthode efficace pour moi la méthode POMODORO, que j’adapte.

Pour rappel, la méthode POMODORO, c’est travailler par blocs temps de 25 mn, puis faire une pause, puis recommencer etc.  Je ne travaille pas forcément par période de 25 mn, c’est bien souvent plus, mais je sais qu’à la fin de cette période de travail, ma pause est prévue, même si ce n’est que 5 mn. Cela suffit à ne pas me faire dévier de ce que je suis en train de faire, je reste focus sur ce que j’ai en cours.

Plus généralement, soigner le cadre dans lequel on travaille aide à se concentrer. Un bureau rangé, une bougie, une plante verte, cela incite plus à la concentration qu’un bureau en désordre, des vêtements ou trois tasses de thé ou café qui traînent à côté et qui détourneront notre attention. Personnellement je n’arrive pas à travailler en musique, mais je sais que parfois un fond musical aide à travailler.

Et pour booster ma concentration dans ces moments-là, je regarde ce qui peut être améliorer au niveau personnel : se coucher plus tôt si c’est possible (la fatigue est vraiment une grande ennemie de la concentration), avoir une alimentation plus équilibrée (le chocolat qui amène de l’énergie sur le moment c’est chouette, mais la glycémie redescend, c’est la baisse d’énergie assurée) et essayer de laisser tout ce qui ne concerne pas le travail à la porte du bureau (plus facile à dire qu’à faire).

Et vous ? Vous avez des conseils à partager pour booster votre concentration ?

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Bien vivre le télétravail ? Évident pour certains, beaucoup moins pour d’autres.

La situation actuelle fait que le télétravail s’est généralisé. Après bientôt 10 ans de télétravail en tant qu‘assistante indépendante, j’ai réussi à instaurer des habitudes qui font que je vis bien le travail à la maison. Je vous partage 8 conseils pour que le télétravail, choisi par certains, imposé et subi pour d’autres, se passe au mieux pour vous aussi.

Bien vivre le télétravail c’est mettre en place les conditions matérielles pour que le travail à la maison se passe le mieux possible.

1/ Bien vivre le télétravail, c’est réussir à séparer vie personnelle et vie professionnelle. Trouvez-vous, si possible, un emplacement dédié au travail dans votre logement. Si vous avez la chance d’avoir une pièce pour y installer votre bureau, c’est parfait, une fois la porte fermée c’est votre lieu de travail. Si c’est la table du salon, soit, mais il faut que le temps que vous y êtes installé(e), ce soit votre coin, celui où vous ne devez pas être dérangé(e) tant que vous y êtes pour travailler.

2/ Un bon moyen de séparer vie personnelle et vie professionnelle est de prendre le temps de vous préparer comme si vous alliez sur votre lieu de travail. Même si vous n’enfilez pas votre tenue de travail habituelle, mais quelque chose de plus confortable, cela contribuera à faire la transition entre la vie perso et la vie pro. Personnellement, je travaille maquillée, même pour rester chez moi !!

3/ Avoir un matériel adapté. Une bonne connexion internet est primordiale, surtout si vous passez une partie de vos journées en réunion. Faites aussi attention à être bien installé(e) pour éviter les douleurs articulaires. Personnellement j’ai opté pour un siège de ce type afin d’éviter les problèmes de posture.

Mais bien vivre le travail à la maison c’est aussi instaurer un certain nombre de mesures pour favoriser son bien-être psychologique.

4/ Réussir à délimiter son temps de travail.
Non, vous n’êtes pas obligé(e) de regarder votre boîte mail le soir à 23h00, cela peut attendre le lendemain. Si vous devez enchaîner vie professionnelle et vie de famille, essayez de vous réserver un petit créneau pour faire la transition. Si vous alliez en voiture à votre travail, pourquoi ne pas consacrer le temps de trajet à une promenade ou à écouter de la musique ? Vous aurez ainsi un petit SAS de décompression pour terminer votre journée de travail avant de commencer votre deuxième journée.

5/ Ne pas s’isoler.
Téléphone, visio, ou même groupes Facebook/What’sapp. Parler à vos collègues et maintenir un lien social vous permettra de ne pas vous sentir trop seul(e) devant votre ordinateur.

6/ Bouger.
Même si à l’heure actuelle, les clubs et les salles de sport sont fermés, essayez de garder une activité physique. Encore une fois prendre 15 minutes pour aller marcher vous aérera l’esprit, courir, vous permettra de vous défouler. Sortir le chien, aller faire une course à pied si c’est possible, tout est bon à prendre. YouTube regorge de séances de sport à faire à la maison.

7/ Éviter de se laisser déconcentrer.
Le portable qui sonne, la machine à étendre, ce n’est pas à 5 minutes près, cela peut attendre votre pause. Ne vous laissez pas accaparer par le quotidien, sinon vous allez finir par ne plus être concentré(e) du tout sur votre travail, essayez de faire comprendre à votre entourage que vous êtes à la maison pour travailler, pas pour boire un café et papoter pendant deux heures ! Une solution pour le portable : le mettre en silencieux, face contre le bureau de façon à rester imperméable aux notifications.

Enfin le télétravail c’est aussi :

8/ Faire des vraies pauses.
Ne mangez pas devant l’écran, prenez une vraie pause même si c’est très rapide. Vous aurez plus d’énergie pour repartir après. Idem pour le matin et l’après-midi, on s’accorde un vrai temps de pause, même petit, cela rebooste notre concentration. Faire quelques pas dans la pièce évite les douleurs articulaires.

Voilà, j’espère que ces quelques conseils vous aideront à bien vivre le télétravail. Si vous avez d’autres conseils à ajouter, n’hésitez pas à les ajouter en commentaires.

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À l’heure de la dématérialisation, même s’ils sont de moins en moins imprimés, il existe quand même une durée légale pour garder ses papiers et éviter ainsi de se retrouver avec le disque dur qui déborde!

Je vous propose un petit récapitulatif concernant la durée de conservation des documents les plus courants de la vie quotidienne de tout particulier. J’aborderai le cas des documents d’entreprise dans un autre post. Personnellement il y en a pour lesquels je suis très surprise et vous ?

Si vous n’arrivez pas à gérer le flux toujours grandissant de vos papiers, je vous propose de faire appel à mes services pour trier et classer vos papiers.

ASSURANCES

DOCUMENTS BANCAIRES

HABITATION

IMPÔTS

SANTÉ

TRAVAIL, CHÔMAGE ET RETRAITE

VÉHICULE

Source

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À moins que vous n’habitiez dans une grotte, vous avez dû au minimum entendre parler du RGPD (qui entre en vigueur ce vendredi 25 mai 2018) ou êtes peut-être au bord de la saturation si vous passez du temps sur les réseaux sociaux.

Je ne vais pas vous faire un énième article sur l’arrivée du RGPD et ce qu’il faut instaurer pour être en conformité, mais plutôt partager les liens qui m’ont aidée à mettre en place des pratiques pour ma petite entreprise de secrétariat indépendant. Tout était bien obscur au départ, mais ces articles m’ont aidée à y voir un peu plus clair sur ce que je pouvais faire concrètement.

Tout d’abord, pour les généralités, vous trouverez des informations sur le site de la CNIL.

Ensuite si vous avez un site sous WordPress :

L’article sur le site de WP marmite: il résume ce qu’il faut faire et surtout comment l’appliquer sur son site.

J’ai trouvé aussi cet article concernant la mise en conformité des formulaire de contact : c’est clair et concret.

Concernant le secrétariat médical, je vais instaurer des changements concernant mon activité de secrétaire médicale.  Vous pouvez avoir ici un petit aperçu de ce que doivent mettre en place les médecins et secrétaires médicales.

Voilà les lectures qui m’ont été le plus utile, à MOI, Caral Secrétariat, secrétaire indépendante dans les Landes. Vous pouvez trouver de nombreuses autres lectures ou des vidéos sur le sujet selon la structure de votre entreprise.

Je pense que nous n’en sommes qu’au début du RGPD et que les modifications ne font que commencer !

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Être indépendant ce n’est pas seulement devoir s’organiser pour travailler de la maison ou d’un autre espace, c’est aussi  devoir faire face à des périodes avec peu de travail, ou même sans travail, surtout lorsque notre activité n’est pas encore bien installée.

Les vacances peuvent être une cause de baisse d’activité. Mais d’autres facteurs peuvent également être responsables de cette inactivité/baisse d’activité. Par exemple parce qu’on a négligé la prospection pendant que l’on avait une grosse mission, il arrive qu’à la fin de la mission, on soit comme la cigale « fort dépourvue quand la bise fut venue ». Les missions d’après ne sont pas planifiées, ou tout simplement aucune mission n’est prévue pour après.

Que faire pour éviter de tourner en rond dans ces cas-là ? Comment optimiser cette période creuse ?

1/ Partir en vacances, regarder la TV ? Ça peut être une idée sympa, mais il y a peu de chances que le travail revienne de lui-même… à faire si cette période d’inactivité suit une grosse période d’activité, mais ne pas en abuser.

2/ Prospecter semble être une meilleure idée. Par n’importe quel moyen : mailing, flyers, annonces, reprendre contact avec son réseau etc. Des choses qu’on ne fait plus par manque de temps lorsqu’on a trop de travail.

3/Réorganiser son espace de travail. La prospection, c’est bien, mais pas toute la journée !  Pourquoi ne pas profiter aussi de cette période pour remettre de l’ordre dans son espace de travail ? Bureau, meuble, classeurs… Il est bon de temps en temps de faire du tri ! Et si vous avez besoin d’aide pour l’organisation, pensez à faire appel à une secrétaire indépendante !

4/Se former. On n’y pense pas forcément  mais  une  période  creuse  peut être le moment de mettre à jour ses connaissances et  ainsi  proposer de nouvelles prestations à de futurs clients. Logiciels, textes de loi, langues étrangères… il existe plein de domaines dans lesquels on peut réactualiser ses connaissances ou se former soi-même.

5/Prendre l’air. Sans pour autant décrocher complètement, on peut prendre du temps pour soi et s’octroyer une après-midi de liberté pour faire quelque chose que l’on aime. C’est aussi un très bon moyen de se remettre activement à travailler.

D’autres idées pour combler ces périodes creuses?

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Le sujet des tarifs est un sujet qui fait toujours débat, les avis étant toujours divergents sur le sujet.

J’avais déjà parlé de la difficulté d’établir un tarif horaire, lorsqu’on exerce en tant que secrétaire indépendante ou tout autre métier, et de l’argument récurrent « c’est trop cher » que l’on retrouve assez souvent.

Et donc la tentation peut être grande de d’adopter des tarifs très bas pour attirer l’attention d’éventuels prospects.

Au-delà du fait que des tarifs trop bas peuvent semer le doute dans l’esprit des prospects, je crois que pour être rentable à terme il y a un seuil au-delà duquel il ne faut pas descendre, car pour qu’une entreprise perdure dans le temps, elle doit être rentable et donc que le tarif horaire couvre tous les aléas du quotidien.

Il faut donc prendre en compte les charges à payer (24,6 % pour le RSI), mais aussi tenir compte du fait qu’il peut nous arriver d’être malade ou même, soyons fous, de prendre des congés ! Il est aussi plus que probable que nous payions l’électricité et notre connexion internet ou que nous puissions avoir besoin d’investir dans du matériel, des fournitures, une formation…

Je ne crois donc pas me tromper lorsque j’avance qu’il faut enlever un minimum de 50% de charges  à son tarif horaire.

Aussi, lorsque je vois des tarifs entre 15 et  20€ de l’heure, j’avoue que ça me laisse dubitative.

Comment survivre à terme lorsqu’on gagne moins que le SMIC? Quel est donc l’intérêt de créer son entreprise, de secrétariat indépendant ou autre, avec tous les soucis que cela engendre, sans compter l’incertitude du lendemain, pour un salaire équivalent au SMIC. Quel sera l’avenir de cette entreprise?

Sans parler du mal que cela fait aux autres secrétaires indépendantes, à celles qui proposent un tarif dans la moyenne.

Le débat reste ouvert
…

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Un moment que je n’avais pas eu le temps de poster : la faute à 2 nouvelles missions bien différentes: un publipostage et une retranscription audio.

L’occasion d’apprendre, encore et toujours, de mes erreurs. Cette fois-ci, l’erreur s’est faite sur le devis. Je n’ai pas pris en compte la totalité du temps que j’allais devoir y passer.

Par exemple, en ce qui concerne la réalisation d’un publipostage de A à Z, lorsqu’on établit le devis, il faut penser à tout.

Ce que je dis peut paraître évident, mais en plus du temps qu’ on va passer sur ce travail, il faut penser non seulement  au temps qu’il va falloir pour mettre ces lettres sous pli, aller les déposer à la Poste, mais aussi aux feuilles, aux enveloppes, aux timbres et coût d’impression qu’il va falloir ajouter à ce temps de travail. Le devis va devoir tenir compte de tous ces éléments.

C’est la même chose pour la retranscription audio ou vidéo. Il faut savoir, avant de réaliser son devis, quel type de retranscription souhaite le client. S’il souhaite une retranscription au mot-à-mot, épurée ou synthétique, mais également si le fichier est clair ou moins audible, le nombre d’intervenants, le délai de retour… Tous ces éléments seront à mentionner sur le devis et le montant final sera différent.

Il faut donc bien déterminer avec son client ce qu’il souhaite exactement et ainsi bien détailler le travail que l’on aura à effectuer avant chaque devis et ne pas oublier les à-côtés (note à moi-même pour la fois prochaine ?)!

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Un des aspects les plus difficiles lorsqu’on travaille à son domicile est de savoir gérer son temps.

En effet, quoi de plus tentant que d’aller étendre le linge qui attend dans la machine? D’aller faire une pause au soleil parce qu’il fait beau? Certains auront besoin de commencer plus tard le matin, d’autres de faire des pauses dans la journée, quitte à rattraper le soir.

Je ne sais pas comment vous faites mais moi j’ai besoin de me fixer des limites. Ça m’aide à garder un rythme de travail indispensable au bon déroulement de mon activité.

– D’abord, je me lève tjs à la même heure le matin: mes horaires sont à peu près les mêmes que lorsque j’étais salariée. Je me fixe une heure maximale pour commencer le matin et finir le soir. Bien sûr, je revois parfois  ces critères lors d’imprévus ou selon mon volume de travail, mais la plupart du temps je m’y tiens.

– Je me fixe des priorités: je fonctionne selon la date de livraison programmée pour chaque travail, mais il y a certaines tâches que je fais passer avant comme la retranscription audio médicale par exemple. En règle générale c’est pour moi le plus urgent.

– J’ai aussi instauré des limites spatiales : le travail c’est sur mon bureau ou mon ordinateur. Pas ailleurs. Travailler chez soi c’est intégrer sa vie professionnelle à sa vie privée, mais mieux vaut éviter les débordements de l’un sur l’autre, dans un sens où dans l’autre

Même si j’essaye de m’imposer un rythme régulier et sans trop de distraction, je n’hésite pas à faire des pauses

Et vous? Comment vous vous organisez?

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