Secrétaire indépendante dans les Landes depuis 2011

Si c’était la rentrée pour tout le monde en fin de semaine, pour moi, c’était déjà il y a deux semaines.

Cette année, le maître-mot c’est : s’organiser. J’ai décidé d’optimiser mon organisation, car si je le suis pour mes clients, j’ai tendance à l’être un peu moins pour moi (les cordonniers les plus mal chaussés, tout ça…).

Bref, j’ai mis en place au quotidien une organisation qui pourra peut-être vous donner des idées, ou vous semblera évidente selon votre profil, en sachant que je travaille essentiellement en télétravail.

S’organiser, mais avec un planning flexible.

Cette année, j’ai décidé de m’organiser en fonction des moments où je suis le plus productive. Je me suis fixé des horaires : OK pour ne pas être à 5 mn, mais plus question (sauf exception ponctuelle…) que ça déborde sur les soirs et week-ends, d’autant que généralement je suis moins productive.

Avant de commencer ma journée, je sors ma chienne environ 30 mn tous les matins. Ça me permet de faire une coupure entre la maison et le travail. J’y retourne un peu plus longtemps en fin de journée, pour les mêmes raisons : une coupure dans l’autre sens. Les jours où je suis moins concentrée, je fais la balade en milieu de journée et je recommence à travailler après, généralement  cela suffit pour me recentrer sur ce que j’ai à faire. C’est aussi l’avantage du télétravail, pouvoir s’organiser comme on le souhaite pour exploiter au mieux ses capacités.

De la même façon, j’exploite les moments où je sais que je suis moins productive : j’ai du mal à être efficace après déjeuner ? Je fais ce qui me semble le plus « facile » à ce moment ou je prends les éventuels rendez-vous médicaux dans ces heures-là.

Plus de boîte mail ouverte en permanence.

J’ai toujours travaillé avec ma boîte mail ouverte en arrière plan, ce qui me laisse la possibilité d’être très réactive, mais qui est chronophage au possible et très mauvais pour la concentration. Cette année, j’ai décidé de l’ouvrir en commençant ma journée, en fin de matinée, début et fin d’après-midi (ce qui est déjà pas mal…), et vous savez quoi ? Personne n’est mort…

En parlant de boîte mail, mon objectif pour cette nouvelle année qui démarre est de traiter mes mails au fur et à mesure et non plus ouvrir seulement les mails qui m’intéressent en laissant s’entasser les autres (dites-moi que je ne suis pas la seule à faire ça…). J’ouvre, je traite, je classe si besoin et je supprime les mails qui ne servent à rien ; si besoin je me désabonne de ce qui peut être récurrent et ne m’intéresse pas.

Je note TOUT sur un agenda.

J’en avais parlé ici, j’ai deux agendas : un pour le perso, un pour le pro, le perso me suit un peu partout, le pro ne sort pas de bureau. Éventuellement je note sur mon téléphone et je reporte après. Cette année j’ai décidé de détailler toute ma To do list perso par écrit, même les choses les plus futiles, afin de pouvoir optimiser mon temps, tout comme je le faisais déjà pour ma liste pro. De cette façon, je n’oublie plus rien, j’intègre certaines choses dans la semaine et j’en ai fini avec les week-ends passés à gérer une liste à rallonge.

J’anticipe…

Je sais que certaines tâches reviennent chaque semaine ou chaque mois : gérer la communication de mon entreprise, faire la déclaration à l’URSSAF, écrire un article, faire les comptes… ou à titre perso, les lessives, le ménage… du coup, c’est déjà noté sur mon planning et dès que j’ai un petit trou je prends de l’avance. La déclaration à l’URSSAF? C’est facile de la glisser entre deux missions, tout comme faire les comptes.  Bien s’organiser c’est aussi savoir anticiper dès que possible.

… et je prends des habitudes.

Les publications sur ma page Facebook, c’est deux fois par semaine. J’ai commencé par suivre les conseils glanés sur le podcast deThe B-boost en me challengeant pour le faire régulièrement et  je sais maintenant que je veux publier deux fois  par semaine, un contenu un peu différent selon si j’ai du temps, ou non. Maintenant, sur mon planning, j’ai un créneau horaire réservé à la préparation de ces publications. Un nouveau créneau horaire réservé à la formation est apparu aussi cette année. Reste à réussir à prévoir la même chose pour les articles de blog…

Voilà quelques astuces d’organisation mises en place pour cette rentrée 2022, peut-être avez-vous déjà mis tout cela, et bien plus, en place ou peut-être que certaines vous serviront. N’hésitez pas à partager en commentaire si vous en avez d’autres qui pourraient être utiles !