Dans mon activité de secrétaire indépendante, je réalise régulièrement la transcription de fichiers audio. Très régulièrement, je constate la surprise de mes interlocuteurs lorsque je leur annonce le délai de réalisation de cette transcription.

Bien souvent, ils ne comprennent pas la nécessité d’un délai de plusieurs jours pour retranscrire un enregistrement de plusieurs heures. Pour eux, 1h00 de fichier audio = 1h00 de réalisation. Mais cela n’arrive jamais, la transcription d’une heure de fichier ne demande JAMAIS une heure de travail au transcripteur.

En effet, le délai usuel est plutôt de 4 à 8h00 de travail pour réaliser la transcription d’une heure de fichier audio, et ce pour plusieurs raisons.

1/ LE PRESTATAIRE
En premier lieu, la plus évidente c’est… le prestataire, la secrétaire dans le cas présent. En effet, celle-ci effectue plus ou moins régulièrement des transcriptions et ne maîtrise pas forcément le vocabulaire lié à l’enregistrement.

Concernant l’enregistrement du fichier :

2/LA QUALITÉ SONORE DU FICHIER
Le fichier audio sera plus ou moins audible si c’est une réunion composée d’une assistance plus ou moins nombreuse ou un médecin qui dicte son courrier tranquillement dans son bureau après ses consultations. La façon dont l’enregistreur est disposé par rapport aux participants fait que le son sera plus ou moins clair et qu’il peut s’avérer nécessaire de devoir réécouter plusieurs fois les mêmes passages. De même qu’une dictée numérique enregistrée au milieu d’autres personnes/dans un café/dans une gare demandera plus d’écoutes qu’une dictée effectuée au calme dans un bureau. Pour gagner du temps, essayez donc dans la mesure du possible de faire attention à l’endroit où vous enregistrez. Lorsque que vous posez le dictaphone lors d’une réunion, essayez de la mettre au milieu des intervenants.

Concernant la transcription en elle-même :

3/LE NOMBRE DE PARTICIPANTS ET LE MOTIF DE L’ENREGISTREMENT.
Le temps passé à retranscrire une bande-son ne sera pas le même s’il s’agit d’un entretien entre deux personnes discutant posément ou d’une réunion de CSE d’entreprise sur un sujet houleux. Si les participants parlent tous en même temps, la personne qui retranscrit le débat aura bien plus de difficultés à comprendre ce qui est dit. Alors qu’un entretien de sociologie sera plus facile à transcrire s’il est réalisé dans une pièce au calme.

4/ LE TYPE DE TRANSCRIPTION SOUHAITÉE
Si vous souhaitez une transcription verbatim, et donc que tous les propos soient retranscrits intégralement à l’écrit avec les « euh », les « hmm », les « pff », cela sera évidemment bien plus long que d’effectuer une transcription épurée dans laquelle tous ces détails sont enlevés.

5/ LE VOCABULAIRE
Si le sujet de la retranscription audio porte sur un sujet de vie courante, il nécessitera moins de recherches que pour la transcription d’entretiens médicaux par exemple. Selon le thème, la secrétaire qui retranscrit l’enregistrement aura besoin de faire plus ou moins de recherches. Plus le sujet est spécialisé, plus il nécessitera des recherches et le délai sera donc plus important. D’où l’intérêt de faire appel à un prestataire spécialisé.

Voilà, vous savez maintenant pourquoi le délai de restitution d’une transcription audio n’est jamais égal à la durée du fichier audio. Pensez-y avant de confier la transcription de vos fichiers à un prestataire. Dans la mesure du possible, essayez de prévoir un délai suffisant.

Et si vous avez des fichiers à retranscrire et peu de temps à y consacrer, contactez-nous !