Nous sommes chaque jour assaillis de mails et il devient toujours plus difficile de garder une boîte mail à jour. J’en avais parlé ici, c’était un de mes objectifs de la rentrée.
Aujourd’hui, j’avais envie de partager quelques astuces pour arriver à gérer votre boîte mail et faire en sorte qu’elle ne déborde pas.
Pour une boîte mail à jour (ou presque) : je gère…
1/J‘ouvre tous mes mails au fur et à mesure.
Il n’y a pas d’urgence, pas besoin de les ouvrir à la minute, mais on ouvre TOUS les mails qui arrivent, oui, tous, même le mail de Monsieur DUPONT, c’est peut-être une pub… ou une potentielle demande de renseignements. On ne laisse rien pour plus tard. Depuis quelques mois, je me fixe des créneaux horaires pour ne plus avoir ma boîte mail ouverte en permanence ce qui, en plus d’être chronophage, est une grande source de déconcentration.
2/Je traite ce qui est urgent.
Si la demande contenue dans le mail est urgente, on la traite immédiatement. Attention à la notion d’urgence quand même ;), rares sont les mails dont la réponse ne peut pas attendre.
2/Je supprime immédiatement ceux qui ne m’intéressent pas.
Le mail pour me vendre un truc dont je n’ai pas besoin, la newsletter sur le salon auquel je ne veux pas assister, à supprimer. Pas besoin de stocker, ce n’est bon ni pour la planète, ni pour nous.
3/Je me désabonne des newsletters qui ne m’intéressent pas/plus.
En continuité du point précédent, on se désabonne des newsletters auxquelles je ne me suis parfois même pas inscrite (coucou le RGPD non respecté !) Pas la peine de la continuer à la recevoir chaque mois si elle ne nous intéresse plus. Ce sera un mail de moins à supprimer.
… et je classe.
4/Je classe dans des dossiers ceux qui m’intéressent.
Dans le nombre de mails reçus, certains mails peuvent nous être utiles dans notre activité, mais pas forcément dans l’immédiat. Dans ce cas, je crée un sous-dossier pour pouvoir le retrouver facilement.
5/Pour les mails auxquels je dois répondre, mais qui ne nécessitent pas de réponse immédiate.
Certains mails ne demandent pas une réponse urgente, ou alors je n’ai pas les éléments pour répondre facilement. Dans ce cas, soit je les laisse dans ma boîte de réception pour qu’ils attirent mon attention dès que j’ouvre la boîte, soit je les classe dans un dossier « à répondre », et surtout je n’oublie pas de regarder régulièrement ce dossier !!
Et surtout, je n’oublie pas de trier mes dossiers !!
Dans tous les cas, je continue à faire un tri régulier dans mes dossiers pour pouvoir éliminer ce que je n’ai plus besoin de garder et ne pas me laisser déborder. Si je choisis de garder les mails auxquels je dois répondre dans ma boîte de réception, j’oublie l’objectif zéro mail en attente quotidien dans ma boîte, je me le fixe plutôt à la semaine.
D’autres conseils à rajouter à cette petite liste ?