Suite à une discussion avec un prospect la semaine dernière, j’avais envie aujourd’hui de parler tarifs.

Cet article porte sur les tarifs concernant mon activité d’assistante indépendante, mais il peut s’adapter, je pense, à n’importe quelle entreprise. A priori, tout entrepreneur a réfléchi un minimum à ses tarifs avant de s’installer et ne s’est pas contenté de copier ceux du voisin.

Ce prospect, donc, trouvait mon tarif trop cher. Ce n’est pas le premier et, spoiler, ce ne sera certainement par le dernier.

J’avais déjà parlé un peu tarifs dans cet article et dans celui-là.

Comme n’importe quel entrepreneur/travailleur indépendant (enfin je l’espère…), je n’ai pas défini mes tarifs au hasard. J’ai tenu compte de ce qui se faisait dans ma région, mais surtout de mes charges.

Que comprennent les tarifs d’une secrétaire indépendante ?

Ainsi mon tarif comprend :

• Mes charges (URSSAF, électricité, abonnement internet…)
• Mes assurances (assurance pro, mutuelle, prévoyance)
• Mon matériel (ordinateur, logiciels, fournitures…)
• Mes congés (je ne travaille pas 365 jours dans l’année).
• Mes éventuels frais de déplacement si je me déplace dans les locaux de mon client.

Ces tarifs comprennent aussi le temps « invisible », c’est-à-dire le temps passé à établir des devis, des factures, faire ma comptabilité, créer du contenu pour mon blog ou les réseaux sociaux, en bref ce qu’on pourrait résumer par des frais de fonctionnement.

En résumé, comme n’importe quel chef d’entreprise, j’ai tenu de mes charges avant d’établir mes tarifs.

Alors c’est vrai que les tarifs d’une secrétaire indépendante peuvent sembler élevés si l’on compare à une secrétaire salariée, mais il ne faut pas oublier les avantages à faire appel à une secrétaire indépendante.

• Il n’y a pas d’embauche, donc pas de charges sociales : pas de TVA, pas de prime de précarité, pas de congés payés, pas de mutuelle…
• Pas d’obligation de durée au niveau du temps de travail ni dans le temps. IL est possible de faire appel à une assistante indépendante seulement pour 3h00 par semaine ou par mois, selon ses besoins et son budget. Surtout, il est possible de mettre fin à cette collaboration très simplement.
• Il n’est pas nécessaire d’avoir du matériel ou des locaux à fournir pour travailler avec une secrétaire indépendante. Elle peut travailler à distance ou avec son propre matériel.
• Tout simplement le gain de temps : les missions que vous confierez à une secrétaire indépendante sont celles que vous n’aurez pas à réaliser. Et rappelez-vous que le temps, c’est de l’argent !

Vous avez maintenant le détail de ce que comprennent les tarifs d’une secrétaire indépendante. N’oubliez pas d’y penser lorsque vous trouverez le tarif trop élevé.

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J’ai déjà parlé ici et là de retranscription, mais au vu des mails que je reçois ou de ce que je peux lire un peu partout, j’avais envie d’apporter des précisions sur la manière dont se réalise cette prestation.

Tout d’abord les fichiers. Lorsqu’on travaille en entreprise/hôpital/cabinet médical … on utilise plutôt un dictaphone à cassettes.  Mais si le fichier est retranscrit par un prestataire indépendant, c’est une grande perte de temps pour tout le monde. Si votre client est près de chez vous, vous pouvez éventuellement vous arranger pour récupérer la cassette, mais dans le cas contraire, il faut qu’il l’expédie ce qui signifie un délai supplémentaire pour la réalisation du travail. Si vous cherchez à faire retranscrire vos enregistrements audio en texte, investir dans un dictaphone numérique vous fera donc gagner du temps. Vous pouvez également utiliser l’enregistreur vocal de votre smartphone.

Les fichiers audio sont donc la plupart du temps des fichiers numériques, MP3 ou MP4, qui peuvent être transmis  par mail/logiciel de transfert/messagerie cryptée/serveur ou Dropbox par exemple. Dans le cas de fichiers vidéo, il faudra les convertir.

Concernant la retranscription :

Une fois en possession de ces fichiers, il faut retranscrire ce contenu audio (ou vidéo) par écrit. Les logiciels  fréquemment utilisés sont Express Scribe et Olympus. Ils vous permettent de lire votre fichier sur votre ordinateur, d’avoir le time code, d’aller en avant ou en arrière etc. Vous avez le choix d’utiliser les commandes au clavier ou d’investir dans un kit de retranscription (pédale et casque) qui vous permettra de travailler de la même façon qu’avec un lecteur de cassettes. Je reste fidèle pour ma part à celui-là.

Pour ce qui est du temps nécessaire pour convertir des fichiers audio ou vidéo en texte, tout dépend du contenu. Il faut compter en général 4 à 6h00 de travail pour retranscrire par écrit 1h00 de fichier audio, parfois plus, surtout au début. Plusieurs facteurs entrent en compte : le nombre d’intervenants, le niveau de retranscription demandé (verbatim, reformulé, synthétisé…), la qualité des échanges mais surtout la qualité du son. Un mauvais enregistrement (bruits de fond, grésillements, personnes qui parlent trop vite ou toutes en même temps…) compliquera bien évidemment la retranscription des propos.

Voilà donc quelques précisions sur cette prestation, j’ai sûrement oublié de préciser certains points donc si vous souhaitez compléter, n’hésitez pas !

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Depuis que je suis secrétaire médicale indépendante, je lis souvent ici et là des personnes qui sortent de l’école et veulent s’installer comme secrétaire médicale à distance.

Je reçois également quelques mails me demandant des informations.

J’y réponds volontiers, dans la mesure de mes possibilités. Mais cela me laisse souvent dubitative.  En effet comment pratiquer un métier qui demande de multiples connaissances sans avoir déjà une solide expérience ? Comment s’habituer rapidement à une nouvelle spécialité ou une nouvelle voix en travaillant seule ?

Certains me répondront qu’avec du travail, on arrive à tout, et je suis entièrement d’accord.

Mais la transcription audio médicale demande une bonne connaissance de la terminologie médicale. Cette connaissance ne vient pas seulement de l’école, mais aussi beaucoup de la pratique. Si changer de spécialité demande toujours un temps d’adaptation (le vocabulaire médical de gynécologie-obstétrique ne sera pas le même que celui de cardiologie par exemple),  cette adaptation sera tout de même plus facile si l’on a déjà de l’expérience en tant que secrétaire médicale salariée.

Travailler en milieu hospitalier permet d’acquérir une bonne adaptabilité vu que l’on est souvent amené à changer de spécialité. Et puis, lorsque l’on commence à travailler, les premiers temps on doute souvent et c’est vrai qu’une collègue secrétaire médicale à côté, c’est bien utile pour confirmer ou infirmer une idée. Avec le temps, on apprend aussi à s’adapter plus rapidement à la voix de la personne qui dicte.

De même pour la permanence téléphonique, je crois qu’une petite expérience en cabinet ou milieu hospitalier peut aider à mieux vivre l’indépendance.

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