Pour différentes raisons, vous avez décidé de faire transcrire un enregistrement (entretien, courrier, cours, colloque, vidéo…) par une secrétaire indépendante. Voici une liste de cinq points à préciser à la personne qui va se charger de la retranscription audio ou vidéo de votre enregistrement, pour que vous puissiez tous les deux gagner du temps.
Éliminons d’abord le cas de la dictée numérique, qui est le type de transcription habituel si vous êtes une profession médicale ou juridique. Si vous cherchez une télésecrétaire pour taper vos courriers, les précisions à apporter seront plus succinctes : si vous êtes médecin, il vous suffira simplement de préciser votre spécialité et le délai souhaité pour la frappe de vos courriers. Les questions qui se posent après sont des questions d’organisation ; mêmes précisions à apporter si vous êtes avocat ou huissier.
Pour les autres types de transcriptions, voici les points à préciser lors de votre premier contact avec une assistante indépendante pour faire transcrire un enregistrement.
Concernant l’enregistrement en lui-même :
La durée de votre enregistrement. Une heure d’enregistrement correspond à environ 4 à 6h00 de travail pour le transcripteur. Préciser la durée de l’enregistrement lui permet donc d’avoir une première idée pour estimer le temps qu’il lui faudra pour vous rendre son travail ; de cette façon vous savez immédiatement si le délai souhaité est envisageable.
La nature du fichier audio ou vidéo à retranscrire. Indiquez si votre enregistrement est celui d’une réunion ou d’une conférence, un podcast ou encore un cours, si c’est du vocabulaire spécifique, comme le vocabulaire médical ou juridique, ou bien du vocabulaire courant.
Le nombre d’intervenants. Si c’est une réunion houleuse de plusieurs personnes, ou un entretien cordial, mieux vaut le préciser d’emblée, car cela augmentera bien évidemment le temps de travail.
La qualité du son de l’enregistrement. Mieux vaut préciser d’emblée s’il y a un défaut de qualité, cela permettre à la secrétaire d’anticiper le temps nécessaire pour la transcription de votre enregistrement.
Pour faire transcrire un enregistrement audio ou vidéo, il faudra aussi préciser:
Le type de transcription souhaité. Retranscription au mot à mot, plus épurée, ou alors une synthèse.Selon le type de transcription, le temps pour la réaliser ne sera pas le même, et le tarif non plus !
Le délai de restitution souhaité. Pour une bonne organisation des deux parties, il est important de préciser la date de retour à laquelle la transcription doit être rendue.
En fonction de tous ces éléments, votre assistante indépendante sera en mesure de vous établir un devis précis et de vous indiquer le délai nécessaire à la retranscription audio ou vidéo de vos fichiers.