Novembre, c’est le moment de penser à l’année qui arrive et de faire le point sur son organisation et ses outils. Je vous partage ici les principaux outils qui me servent dans l’organisation de mon métier de secrétaire indépendante, mais ils peuvent s’adapter à toute autre activité.
Des outils papier au quotidien :
La chose la plus utile, pour moi, c’est un agenda, ou plutôt deux dans mon cas : un agenda pour mon activité de secrétaire indépendante, qui ne sort pas de mon bureau, un autre pour la vie de tous les jours, qui voyage un peu partout et qui me sert éventuellement de To do list. Je me suis longtemps servi d’un Filofax, mais même avec un semainier horizontal je manquais de place pour noter tout ce que je voulais. Cette année, j’ai utilisé cet agenda et j’ai enfin assez de place pour tout noter sans empiéter sur les jours suivants.
Je me sers aussi parfois de Google Agenda, uniquement pour mon activité, lorsque j’ai besoin de détailler plus précisément ma journée et d’avoir des rappels.
J’ai vraiment du mal à m’y retrouver dans la version digitale de la prise de notes. J’utilise donc également un carnet de notes pour noter ce que j’envisage de mettre en place, ainsi qu’un cahier qui me sert à noter ce que je veux retenir des formations que je peux suivre.
Organisation virtuelle :
Je me sers régulièrement de TOGGL comme tracker d’activité : cela me permet de mesurer précisément le temps consacré à chaque client pour chaque activité. Le seul bémol pour moi c’est que j’ai du mal à penser à l’arrêter à chaque fois que je change de tâche.
Pour le stockage de fichiers et de données, j’utilise un disque dur externe sur lequel j’archive régulièrement et dans lequel je fais le ménage pour ne pas conserver des fichiers dont je n’aurais plus l’utilité. C’est l’un des points à améliorer dans l’année qui arrive, penser à faire le ménage plus souvent.
Pour le stockage et les échanges avec mes clients, je fais aussi appel à Dropbox. Cela nous permet d’avoir un échange de fichiers et de les modifier dès que nous en avons besoin.
Pour la communication ponctuelle avec certains de mes clients, nous utilisons la messagerie de Skype. C’est en général pour une demande d’infos rapide et urgente, qui permet d’avoir une réponse instantanée, sans trop déranger l’interlocuteur qui peut être en ligne ou en réunion.
Voilà à peu près tous les outils que j’utilise au quotidien. Je suis en train de chercher un logiciel pour ma compta qui me convienne, mais rien de très concluant à ce jour. Et vous quels sont les outils que vous utilisez au quotidien pour votre organisation ?