Depuis que je suis secrétaire médicale indépendante, je lis souvent ici et là des personnes qui sortent de l’école et veulent s’installer comme secrétaire médicale à distance.

Je reçois également quelques mails me demandant des informations.

J’y réponds volontiers, dans la mesure de mes possibilités. Mais cela me laisse souvent dubitative.  En effet comment pratiquer un métier qui demande de multiples connaissances sans avoir déjà une solide expérience ? Comment s’habituer rapidement à une nouvelle spécialité ou une nouvelle voix en travaillant seule ?

Certains me répondront qu’avec du travail, on arrive à tout, et je suis entièrement d’accord.

Mais la transcription audio médicale demande une bonne connaissance de la terminologie médicale. Cette connaissance ne vient pas seulement de l’école, mais aussi beaucoup de la pratique. Si changer de spécialité demande toujours un temps d’adaptation (le vocabulaire médical de gynécologie-obstétrique ne sera pas le même que celui de cardiologie par exemple),  cette adaptation sera tout de même plus facile si l’on a déjà de l’expérience en tant que secrétaire médicale salariée.

Travailler en milieu hospitalier permet d’acquérir une bonne adaptabilité vu que l’on est souvent amené à changer de spécialité. Et puis, lorsque l’on commence à travailler, les premiers temps on doute souvent et c’est vrai qu’une collègue secrétaire médicale à côté, c’est bien utile pour confirmer ou infirmer une idée. Avec le temps, on apprend aussi à s’adapter plus rapidement à la voix de la personne qui dicte.

De même pour la permanence téléphonique, je crois qu’une petite expérience en cabinet ou milieu hospitalier peut aider à mieux vivre l’indépendance.

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Parmi les prestations que je propose, il y a la retranscription audio médicale, à distance ou sur site.

La transcription audio médicale, c’est transformer en texte  le fichier audio que dicte le professionnel de santé. Cette transcription s’effectue généralement dans un document Word ou dans un logiciel médical,

La retranscription audio médicale regroupe différents type de comptes-rendus : opératoire, consultation, hospitalisation. Parmi les spécialités, on retrouve aussi la transcription d’expertises médicales ou d’entretiens.

Lorsque je travaille à distance, généralement le médecin télécharge le fichier de son dictaphone numérique sur son ordinateur puis me l’envoie par mail ou serveur.

Pour qu’une secrétaire médicale libérale puisse effectuer cette transcription du mieux possible, plusieurs  connaissances me semblent nécessaires.

– La terminologie médicale : même si l’on ne connaît pas tout le vocabulaire des différentes spécialités, il y a un minimum à savoir. Même avec  un bon niveau en orthographe, il y a des mots qui ne s’inventent pas, notamment le vocabulaire des comptes-rendus opératoires et prendre le temps de tout vérifier serait beaucoup trop long! Il existe des organismes à distance qui propose des formations à cette terminologie.

– Une bonne connaissance de la langue française : même si l’on maîtrise parfaitement la terminologie médicale, il y a quand même des phrases à rédiger il convient d’éviter fautes de grammaire et d’orthographe.

Côté matériel :

– Pour la retranscription audio à distance, avoir  un logiciel de retranscription tel que Express Scribe par exemple. Son téléchargement est gratuit, et on peut travailler sans pédale à l’aide du clavier. Si vous avez le budget, vous pouvez investir dans un pédalier. Le pédalier est généralement vendu avec le logiciel et un casque.

-Un casque. Pour ma part j’utilise le même type de casque que lorsque je travaillais à l’hôpital et j’en suis très satisfaite.

Je pourrais rajouter qu’un minimum de rigueur et de concentration semblent indispensables. Et que parfois, il faut savoir avancer même si l’on bute sur un mot. Après quelques ré-écoutes, rien ne sert de s’acharner, d’autant que parfois lorsque l’on revient en arrière, on se demande comment on a fait pour ne pas trouver avant!!

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La transcription audio c’est le fait de retranscrire à l’écrit un fichier audio.

Lorsque j’ai listé les tâches que je pouvais proposer en tant que secrétaire indépendante, la transcription de fichiers audio en texte, appelée aussi retranscription audio, s’est imposée tout de suite pour plusieurs raisons.

La plus évidente est que c’était l’un des aspects de mon métier de secrétaire médicale que je préférais. Pour le secrétariat médical, on parle plutôt de dictée numérique, car il n’y a qu’un seul intervenant. En tant que secrétaire médicale, j’avais l’habitude de retranscrire le courrier. Depuis mon premier poste, j’ai toujours effectué beaucoup d’heures de frappe de courriers médicaux chaque semaine.

C’est aussi un travail qui demande de bonnes connaissances en orthographe et grammaire.

Enfin, il m’est apparu que c’était l’un des domaines dans lequel je pouvais le plus diversifier mon activité. En effet, la transcription audio ne concerne pas seulement le domaine médical, mais se pratique aussi dans beaucoup d’entreprises : retranscription audio juridique, retranscription de réunions (comités d’entreprises, C.H.S.C.T, conseils d’administration). Mais il existe aussi la retranscription de cours ou d’entretiens pour les étudiants, transcriptions d’interviews pour les journalistes, les entretiens de sociologie pour les chercheurs…

Une fois définie l’offre de transcription audio que j’allais proposée, il a fallu définir les tarifs, ce qui s’est avéré assez compliqué.

Pour cela, j’ai tenu compte de ma vitesse de frappe, mais aussi des tarifs pratiqués par mes consœurs télésecrétaires, en particulier celles de ma région.  Il n’est pas toujours évident de trouver le juste prix. Entre celui qui conviendra au client et celui qui tiendra compte du temps que vous avez passé à retranscrire et à effectuer les recherches pour rendre un travail conforme aux attentes, il faut arriver à trouver le bon.

Mais je pense que si l’on veut pratiquer un travail de transcription audio de qualité il faut que ce prix soit équitable pour tout le monde !

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