Nous sommes chaque jour assaillis de mails et il devient toujours plus difficile de garder une boîte mail à jour. J’en avais parlé ici, c’était un de mes objectifs de la rentrée.

Aujourd’hui, j’avais envie de partager quelques astuces pour arriver à gérer votre boîte mail et faire en sorte qu’elle ne déborde pas.

Pour une boîte mail à jour (ou presque) : je gère…

1/J‘ouvre tous mes mails au fur et à mesure.
Il n’y a pas d’urgence, pas besoin de les ouvrir à la minute, mais on ouvre TOUS les mails qui arrivent, oui, tous, même le mail de Monsieur DUPONT, c’est peut-être une pub… ou une potentielle demande de renseignements. On ne laisse rien pour plus tard. Depuis quelques mois, je me fixe des créneaux horaires pour ne plus avoir ma boîte mail ouverte en permanence ce qui, en plus d’être chronophage, est une grande source de déconcentration.

2/Je traite ce qui est urgent.
Si la demande contenue dans le mail est urgente, on la traite immédiatement. Attention à la notion d’urgence quand même ;), rares sont les mails dont la réponse ne peut pas attendre.

2/Je supprime immédiatement ceux qui ne m’intéressent pas.
Le mail pour me vendre un truc dont je n’ai pas besoin, la newsletter sur le salon auquel je ne veux pas assister, à supprimer. Pas besoin de stocker, ce n’est bon ni pour la planète, ni pour nous.

3/Je me désabonne des newsletters qui ne m’intéressent pas/plus.
En continuité du point précédent, on se désabonne des newsletters auxquelles je ne me suis parfois même pas inscrite (coucou le RGPD non respecté !) Pas la peine de la continuer à la recevoir chaque mois si elle ne nous intéresse plus. Ce sera un mail de moins à supprimer.

… et je classe.

4/Je classe dans des dossiers ceux qui m’intéressent.
Dans le nombre de mails reçus, certains mails peuvent nous être utiles dans notre activité, mais pas forcément dans l’immédiat. Dans ce cas, je crée un sous-dossier pour pouvoir le retrouver facilement.

5/Pour les mails auxquels je dois répondre, mais qui ne nécessitent pas de réponse immédiate.
Certains mails ne demandent pas une réponse urgente, ou alors je n’ai pas les éléments pour répondre facilement. Dans ce cas, soit je les laisse dans ma boîte de réception pour qu’ils attirent mon attention dès que j’ouvre la boîte, soit je les classe dans un dossier « à répondre », et surtout je n’oublie pas de regarder régulièrement ce dossier !!

Et surtout, je n’oublie pas de trier mes dossiers !!

Dans tous les cas, je continue à faire un tri régulier dans mes dossiers pour pouvoir éliminer ce que je n’ai plus besoin de garder et ne pas me laisser déborder. Si je choisis de garder les mails auxquels je dois répondre dans ma boîte de réception, j’oublie l’objectif zéro mail en attente quotidien dans ma boîte, je me le fixe plutôt à la semaine.

D’autres conseils à rajouter à cette petite liste ?

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Être indépendant ce n’est pas seulement devoir s’organiser pour travailler de la maison ou d’un autre espace, c’est aussi  devoir faire face à des périodes avec peu de travail, ou même sans travail, surtout lorsque notre activité n’est pas encore bien installée.

Les vacances peuvent être une cause de baisse d’activité. Mais d’autres facteurs peuvent également être responsables de cette inactivité/baisse d’activité. Par exemple parce qu’on a négligé la prospection pendant que l’on avait une grosse mission, il arrive qu’à la fin de la mission, on soit comme la cigale « fort dépourvue quand la bise fut venue ». Les missions d’après ne sont pas planifiées, ou tout simplement aucune mission n’est prévue pour après.

Que faire pour éviter de tourner en rond dans ces cas-là ? Comment optimiser cette période creuse ?

1/ Partir en vacances, regarder la TV ? Ça peut être une idée sympa, mais il y a peu de chances que le travail revienne de lui-même… à faire si cette période d’inactivité suit une grosse période d’activité, mais ne pas en abuser.

2/ Prospecter semble être une meilleure idée. Par n’importe quel moyen : mailing, flyers, annonces, reprendre contact avec son réseau etc. Des choses qu’on ne fait plus par manque de temps lorsqu’on a trop de travail.

3/Réorganiser son espace de travail. La prospection, c’est bien, mais pas toute la journée !  Pourquoi ne pas profiter aussi de cette période pour remettre de l’ordre dans son espace de travail ? Bureau, meuble, classeurs… Il est bon de temps en temps de faire du tri ! Et si vous avez besoin d’aide pour l’organisation, pensez à faire appel à une secrétaire indépendante !

4/Se former. On n’y pense pas forcément  mais  une  période  creuse  peut être le moment de mettre à jour ses connaissances et  ainsi  proposer de nouvelles prestations à de futurs clients. Logiciels, textes de loi, langues étrangères… il existe plein de domaines dans lesquels on peut réactualiser ses connaissances ou se former soi-même.

5/Prendre l’air. Sans pour autant décrocher complètement, on peut prendre du temps pour soi et s’octroyer une après-midi de liberté pour faire quelque chose que l’on aime. C’est aussi un très bon moyen de se remettre activement à travailler.

D’autres idées pour combler ces périodes creuses?

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Un des aspects les plus difficiles lorsqu’on travaille à son domicile est de savoir gérer son temps.

En effet, quoi de plus tentant que d’aller étendre le linge qui attend dans la machine? D’aller faire une pause au soleil parce qu’il fait beau? Certains auront besoin de commencer plus tard le matin, d’autres de faire des pauses dans la journée, quitte à rattraper le soir.

Je ne sais pas comment vous faites mais moi j’ai besoin de me fixer des limites. Ça m’aide à garder un rythme de travail indispensable au bon déroulement de mon activité.

– D’abord, je me lève tjs à la même heure le matin: mes horaires sont à peu près les mêmes que lorsque j’étais salariée. Je me fixe une heure maximale pour commencer le matin et finir le soir. Bien sûr, je revois parfois  ces critères lors d’imprévus ou selon mon volume de travail, mais la plupart du temps je m’y tiens.

– Je me fixe des priorités: je fonctionne selon la date de livraison programmée pour chaque travail, mais il y a certaines tâches que je fais passer avant comme la retranscription audio médicale par exemple. En règle générale c’est pour moi le plus urgent.

– J’ai aussi instauré des limites spatiales : le travail c’est sur mon bureau ou mon ordinateur. Pas ailleurs. Travailler chez soi c’est intégrer sa vie professionnelle à sa vie privée, mais mieux vaut éviter les débordements de l’un sur l’autre, dans un sens où dans l’autre

Même si j’essaye de m’imposer un rythme régulier et sans trop de distraction, je n’hésite pas à faire des pauses

Et vous? Comment vous vous organisez?

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