Que l’on soit indépendant ou salarié, il y a parfois des périodes où il est difficile de travailler. Que ce soit à cause de la fatigue, le temps d’automne qui nous déprime (moi ça me motive ), une démotivation passagère, un contexte personnel difficile, bref il arrive que l’on  manque de concentration pour travailler.

Dans ces moments-là, la moindre distraction suffit à nous faire lever le nez de notre travail (coucou les notifications sur le portable) et il est difficile de se concentrer ; pour autant, il faut quand même travailler, surtout si c’est un état qui dure un petit peu.

Je vous partage aujourd’hui quelques conseils qui m’aident à travailler même quand je manque de concentration.

Outre les traditionnels conseils habituels comme mettre le téléphone en silencieux, fermer sa boîte mail et éviter de faire plusieurs choses à la fois, organiser son emploi du temps aide à rester focus sur ce que l’on doit faire. Personnellement, je me commence toujours par ce que j’ai le moins envie de faire ou ce qui me prend le plus d’énergie au niveau concentration (souvent ce sont les mêmes) et au fur et à mesure de la journée, je fais les choses qui me plaisent le plus. Avantage ? Je profite du moment où j’ai le plus d’énergie dans la journée pour me charger de ce qui m’en demande le plus et quand mon énergie baisse, je fais des choses qui m’en demandent moins.

Deuxième méthode efficace pour moi la méthode POMODORO, que j’adapte.

Pour rappel, la méthode POMODORO, c’est travailler par blocs temps de 25 mn, puis faire une pause, puis recommencer etc.  Je ne travaille pas forcément par période de 25 mn, c’est bien souvent plus, mais je sais qu’à la fin de cette période de travail, ma pause est prévue, même si ce n’est que 5 mn. Cela suffit à ne pas me faire dévier de ce que je suis en train de faire, je reste focus sur ce que j’ai en cours.

Plus généralement, soigner le cadre dans lequel on travaille aide à se concentrer. Un bureau rangé, une bougie, une plante verte, cela incite plus à la concentration qu’un bureau en désordre, des vêtements ou trois tasses de thé ou café qui traînent à côté et qui détourneront notre attention. Personnellement je n’arrive pas à travailler en musique, mais je sais que parfois un fond musical aide à travailler.

Et pour booster ma concentration dans ces moments-là, je regarde ce qui peut être améliorer au niveau personnel : se coucher plus tôt si c’est possible (la fatigue est vraiment une grande ennemie de la concentration), avoir une alimentation plus équilibrée (le chocolat qui amène de l’énergie sur le moment c’est chouette, mais la glycémie redescend, c’est la baisse d’énergie assurée) et essayer de laisser tout ce qui ne concerne pas le travail à la porte du bureau (plus facile à dire qu’à faire).

Et vous ? Vous avez des conseils à partager pour booster votre concentration ?

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Trouver des clients quand on est freelance ou travailleur indépendant : le nerf de la guerre. En effet, on a beau avoir mis tout son cœur à créer une jolie entreprise, sans client cela n’aura servi à rien. Si vous venez de créer votre entreprise ou que vous êtes dans une période creuse, voici quelques pistes pour trouver de nouveaux clients. 

1/ Le réseautage
Parler de votre activité autour de vous : à votre famille, vos amis, vos anciens collègues, votre boulanger… Peut-être ont-ils dans leur entourage quelqu’un qui a besoin de de vos services et ils seront ravis de vous recommander. Et dans ce cas, ça fera deux heureux : vous et la personne qui a besoin d’un freelance.

2/ Passer par les plateformes
Les plateformes type MALT ou LEXIRIS (pour les secrétaires indépendantes, mais il en existe plein d’autres selon votre métier) peuvent être un tremplin pour vous mettre en relation avec de potentiels clients. Attention quand même à vérifier le sérieux de la plateforme, toutes ne se valent pas.

3/ Échanger avec d’autres entrepreneurs
Les rencontres d’entrepreneurs, les réseaux sociaux et plus précisément les groupes Facebook, les formations de la Chambre des métiers… autant de lieux où vous avez l’occasion d’échanger avec d’autres entrepreneurs, c’est encore une occasion d’être en relation avec d’éventuels prospects. Vous ne trouverez peut-être pas de nouveaux clients dans l’immédiat, mais si jamais ces personnes ont besoin de quelqu’un, elles se rappelleront plus facilement quelqu’un avec qui elles ont échangé plutôt qu’un illustre inconnu sur internet. Les groupes Facebook sont un bon moyen de montrer votre expertise et de vous mettre en avant sans devoir vous vendre, et là encore, il sera plus facile à un éventuel prospect de faire appel à quelqu’un en qui il a confiance.

Mais on peut aussi trouver des nouveaux clients via :

4/ La bonne vieille prospection …
Eh oui ! Proposer vos services par téléphone, mail (en respectant les consignes RGPD) ou de visu est toujours un bon moyen de trouver de nouveaux clients. Vous pouvez aussi déposer des flyers dans les endroits que votre clientèle cible fréquente.

5/ Un site internet
Si, comme moi, vous n’êtes pas à l’aise via la prospection directe, il vous reste l’option site internet. Un site internet pour lequel vous aurez travaillé son référencement vous permettra d’inverser la démarche : ce sont vos clients qui vous trouveront et non plus vous qui devrez trouver des clients. Par contre, ce procédé est bien plus long que les autres, il faut donc avoir du temps devant vous. 

D’autres idées à rajouter pour trouver des nouveaux clients ?

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Je vois souvent sur des posts Facebook, des personnes qui commentent avec un « je suis » ou « ça m’intéresse » afin de pouvoir suivre les réponses au post, ceci dans mon activité de secrétaire indépendante, comme dans mes activités personnelles. Ces commentaires n’apportent pas de réponse constructive. Ils sont juste là pour permettre de recevoir une notification en cas de réponse à la publication.

Savez-vous qu’il est possible de suivre le post sans le commenter, juste en choisissant d’en activer les notifications ?

Voyons comment faire, c’est vraiment très simple.

En haut et à droite du post, à côté du nom de la personne qui poste, vous avez 3 petits points. Cliquez tout d’abord sur ces 3 petits points. Vous cliquez ensuite sur la troisième proposition : activer les notifications pour cette publication. Vous serez ainsi informé des prochaines réponses au post.

Parfois, il peut y avoir beaucoup de notifications de réponses. Il y a trop de réponses et vous ne souhaitez plus être informé des notifications ? Pas de problème, vous n’avez qu’à cliquer sur « désactiver »

Simple non ?

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Au cours de votre activité professionnelle, que ce soit en tant que secrétaire indépendante ou pour toute autre activité, y compris dans votre quotidien, vous pouvez être amené à avoir besoin de transférer des fichiers volumineux, trop lourds pour votre boîte mail.

Un fichier audio à retranscrire, par exemple, peut dépasser la capacité de votre boîte mail. De même pour des photos ou une vidéo que vous souhaitez partager.

Plusieurs solutions s’offrent alors à vous pour transférer ces fichiers :

– Dropbox : un peu plus long que les autres à utiliser la première fois car il faut l’installer mais tellement pratique après !  Il suffit de l’installer sur votre ordinateur et de partager après vos dossiers avec vos différents interlocuteurs. Chacun son dossier et vous pouvez ainsi récupérer documents et fichiers de chaque collaborateur, idéal pour un travail en équipe. Très pratique aussi pour échanger des photos

– Wetransfer.com : celui que j’utilise le plus pour des envois ponctuels car c’est celui que je trouve le plus simple. J’en avais déjà parlé ici, il suffit juste d’aller sur le site et de joindre votre fichier (jusqu’à 2 g) comme si vous envoyiez un mail.

– Grosfichier : un peu le même principe que wetransfer.com

Vous en utilisez d’autres ? N’hésitez pas à compléter la liste en commentaire !

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Pour combler ce manque, je me suis fait un petit mémo, que je complète régulièrement, et voici les raccourcis clavier que j’utilise le plus souvent dans mon activité de secrétaire indépendante.

Je reste accrochée au clavier AZERTY sur lequel j’ai appris à taper, mais dans mes rêves, je travaille sur ce clavier !

* (astérisque) ALT + 42

À Alt+0192 A accent grave majuscule

Á Alt+0193 A accent aigu majuscule

Æ Alt +146 Æ majuscule

æ Alt + 145 æ minuscule

Ç Alt+0199 C cédille majuscule

È Alt+0200 E accent grave majuscule

É Alt+0201 E accent aigu majuscule

Ê Alt+0202 E accent circonflexe majuscule

Ï Alt +216 I tréma

ALT+0135 pour le signe ‡

ALT+95 pour le _

Ctrl+A (Sélectionner tout)

Ctrl + C (Copier)

Ctrl + J (Justifier le texte pour ne pas étirer les espaces entre chaque mot)

Ctrl + P (Imprimer)

Ctrl + S (Enregistrer) (Merci Vanessa!)

Ctrl + X (Couper)

Ctrl + V (Coller)

Ctrl+Z (Annuler)

Ctrl+X  (Couper l’élément sélectionné)

Ctrl + F4 (Ferme le document).

Et vous? Il y d’autres raccourcis clavier que vous utilisez souvent ?

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Être indépendant ce n’est pas seulement devoir s’organiser pour travailler de la maison ou d’un autre espace, c’est aussi  devoir faire face à des périodes avec peu de travail, ou même sans travail, surtout lorsque notre activité n’est pas encore bien installée.

Les vacances peuvent être une cause de baisse d’activité. Mais d’autres facteurs peuvent également être responsables de cette inactivité/baisse d’activité. Par exemple parce qu’on a négligé la prospection pendant que l’on avait une grosse mission, il arrive qu’à la fin de la mission, on soit comme la cigale « fort dépourvue quand la bise fut venue ». Les missions d’après ne sont pas planifiées, ou tout simplement aucune mission n’est prévue pour après.

Que faire pour éviter de tourner en rond dans ces cas-là ? Comment optimiser cette période creuse ?

1/ Partir en vacances, regarder la TV ? Ça peut être une idée sympa, mais il y a peu de chances que le travail revienne de lui-même… à faire si cette période d’inactivité suit une grosse période d’activité, mais ne pas en abuser.

2/ Prospecter semble être une meilleure idée. Par n’importe quel moyen : mailing, flyers, annonces, reprendre contact avec son réseau etc. Des choses qu’on ne fait plus par manque de temps lorsqu’on a trop de travail.

3/Réorganiser son espace de travail. La prospection, c’est bien, mais pas toute la journée !  Pourquoi ne pas profiter aussi de cette période pour remettre de l’ordre dans son espace de travail ? Bureau, meuble, classeurs… Il est bon de temps en temps de faire du tri ! Et si vous avez besoin d’aide pour l’organisation, pensez à faire appel à une secrétaire indépendante !

4/Se former. On n’y pense pas forcément  mais  une  période  creuse  peut être le moment de mettre à jour ses connaissances et  ainsi  proposer de nouvelles prestations à de futurs clients. Logiciels, textes de loi, langues étrangères… il existe plein de domaines dans lesquels on peut réactualiser ses connaissances ou se former soi-même.

5/Prendre l’air. Sans pour autant décrocher complètement, on peut prendre du temps pour soi et s’octroyer une après-midi de liberté pour faire quelque chose que l’on aime. C’est aussi un très bon moyen de se remettre activement à travailler.

D’autres idées pour combler ces périodes creuses?

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Pour recevoir par exemple de longs fichiers dans le cadre de retranscriptions audio ou pour envoyer des photos ou petites vidéos. 

Pour ma part, j’utilise wetransfer.com.

C’est gratuit et  très simple d’utilisation. Il suffit d’ajouter les fichiers à transférer, son adresse mail et l’adresse mail du correspondant, un message éventuel et hop on clique sur Transfert. Le correspondant reçoit le mail dans sa boîte et n’a qu’à cliquer sur le lien pour télécharger.

J’utilise wetransfer aussi bien dans mon activité de secrétaire indépendante qu’à titre personnel et pour l’instant j’apprécie son efficacité et surtout sa simplicité.

Et vous, vous utilisez quoi pour transférer vos fichiers volumineux?

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