Dans quelques mois, cela fera 14 ans que j’exerce comme secrétaire indépendante.
14 ans de collaborations avec différentes types de clients : des médecins, chirurgiens et différents types de professions paramédicales, des commissaires de justice, des entreprises, des chercheurs, des facultés, des particuliers… bref un large panel.
Parmi ces collaborations, certaines perdurent depuis plusieurs années, d’autres se sont arrêtées, parce qu’elles étaient liées à un besoin actuel ou parce que la collaboration ne convenait pas à leurs attentes.
En prenant du recul sur toutes ces collaborations, j’ai identifié plusieurs critères essentiels à considérer avant toute mise en place de partenariat, afin de vous aider à trouver la secrétaire indépendante qui correspond à vos besoins.
Ainsi, pour trouver la secrétaire indépendante qui correspond à vos besoins et qui vous aidera à améliore votre productivité, il faut définir avec exactitude certains points.
1/ Les tâches que vous souhaitez déléguer (frappe de vos courriers, administratif, gestion de vos e-mails, de vos réseaux sociaux, pré-comptabilité…) Sachez exactement ce que vous souhaitez déléguer à votre assistante indépendante, ce sera plus facile pour vous de savoir ce que vous voulez lui confier, mais aussi pour elle de savoir quel est son rôle dans votre entreprise.
2/ La façon dont vous voulez que cette collaboration s’exerce : à distance ou dans vos locaux. Certaines assistantes, les assistantes virtuelles par exemple, ne se déplacent pas. Cela vous permettra aussi de connaître le périmètre dans lequel vous devez chercher la personne dont vous avez besoin.
3/ Le volume de travail que vous pensez déléguer : est-ce qu’il s’agit d’un besoin ponctuel, régulier ? Est-ce que vous aurez besoin de quelqu’un plusieurs heures par semaine, par mois ? Essayez de laisser une petite marge d’erreur en tenant compte du fait que la personne à qui vous ferez appel n’aura peut-être pas la même expertise que vous dans votre domaine. Parfois, ce point peut engendrer des déceptions, votre assistante n’ayant au départ par la même expérience que vous dans votre activité.
4/Déterminez votre budget : les tarifs des assistantes sont variables selon leurs compétences, leur expérience, et si elles facturent à l’heure/au forfait.
5/ C’est toujours un passage délicat de confier une partie de son activité à un/une inconnu(e). Si cela vous rassure, demandez autour de vous une éventuelle recommandation, prenez quelqu’un de votre région que vous pourrez rencontrer, lisez les éventuels avis clients.
6/ Formalisez votre collaboration : personnellement je préfère quand les choses sont définies dès le départ. Lorsque les attentes sont définies (ce qu’il y a à faire, le délai pour le faire…), c’est plus facile pour les deux parties.
Des outils adaptés et une bonne communication entre vous et votre assistante :
7/ Les outils de réalisation : optez pour des logiciels/applications… qui vous conviennent et qui conviennent à votre assistante. Si l’outil utilisé doit vous faire perdre du temps parce que vous ne savez pas vous en servir et n’avez pas le temps pour le moment d’apprendre, cela rendra nuira à la qualité de votre collaboration. De même, assurez-vous que la secrétaire indépendante avec qui vous collaborez maîtrise l’outil utilisé ou ait la possibilité d’apprendre.
8/ Une communication régulière : prenez l’habitude de faire un retour, positif ou non, sur le travail réalisé. Beaucoup de façons de faire sont ajustables, des erreurs rectifiables à partir du moment où elles sont formalisées. Mais ne restez pas sur des non-dits qui sont le plus sûr moyen d’aboutir à un échec. Essayez de faire un retour constructif sur le travail effectué de façon à améliorer la collaboration.
Avec ces différentes étapes, vous pourrez travailler en toute sérénité avec une secrétaire indépendante qui correspondra à vos attentes et augmentera votre productivité.