Vous travaillez seul et vous avez du mal à vous y retrouver dans l’administratif de votre entreprise ? Voici quelques conseils pour vous aider à vous organiser au mieux.
On peut diviser l’organisation en trois parties :
Tout d’abord le classement.
La première chose à mettre en place pour une bonne organisation, c’est avoir de quoi ranger. Pochettes ou classeurs, c’est comme vous préférez, mais il faut classer les documents inhérents à la vie de votre entreprise (les laisser en tas est contre-productif 😉) . Pensez à bien les étiqueter de façon à ne pas avoir à en ouvrir 3 avant de tomber sur la bonne.
Vous pouvez ainsi avoir des pochettes de type devis, factures, achats, ventes, selon votre type d’activité. On pensera bien sûr à la pochette banque, URSSAF (ou MSA le cas échéant) et également à une pochette qui concernera le personnel, si vous en avez.
Ensuite le courrier (version papier).
Comme pour le classement, il faut d’abord penser rangement. Pour le moment, tout n’est pas dématérialisé.
Deux panières peuvent suffire : une à régler et une à classer par exemple. Vous pouvez éventuellement en prévoir une troisième pour regrouper ce qui à transmettre à votre comptable. Dès son arrivée, dispatchez le courrier dans les panières prévues, donc, à cet effet. Avant de le classer, numérisez-le, et reclassez-le dans votre ordinateur, dans un dossier qui portera le même nom que dans vos pochettes. De cette façon, vous pourrez le retrouver plus rapidement en cas de besoin.
Enfin, la gestion administrative de tous ces documents.
Une fois que vous avez tout dispatché, réservez-vous des créneaux horaires au cours de la semaine, un ou plusieurs selon le volume à traiter.
Lors de ces moments, profitez-en pour payer les factures qui arrivent à échéance. N’oubliez pas de préparer les éléments nécessaires à transmettre à votre comptable. Si vous les transmettez en version papier, faites des photocopies et gardez les originaux, on ne sait jamais…
Pour ce qui est du classement, essayez vraiment de le faire au fur et à mesure. Rien de plus déprimant qu’un énorme tas dans un coin du bureau, qui en plus vous fera perdre du temps dès que vous aurez besoin d’un document.
Vous n’avez pas le temps de vous occuper de la gestion administrative de votre entreprise ? Contactez-moi pour avoir de l’aide pour gérer votre administratif, je me déplace sur Mont de Marsan et ses alentours. Je peux également gérer le classement dans votre ordinateur à distance.