Que l’on soit indépendant ou salarié, il y a parfois des périodes où il est difficile de travailler. Que ce soit à cause de la fatigue, le temps d’automne qui nous déprime (moi ça me motive ), une démotivation passagère, un contexte personnel difficile, bref il arrive que l’on  manque de concentration pour travailler.

Dans ces moments-là, la moindre distraction suffit à nous faire lever le nez de notre travail (coucou les notifications sur le portable) et il est difficile de se concentrer ; pour autant, il faut quand même travailler, surtout si c’est un état qui dure un petit peu.

Je vous partage aujourd’hui quelques conseils qui m’aident à travailler même quand je manque de concentration.

Outre les traditionnels conseils habituels comme mettre le téléphone en silencieux, fermer sa boîte mail et éviter de faire plusieurs choses à la fois, organiser son emploi du temps aide à rester focus sur ce que l’on doit faire. Personnellement, je me commence toujours par ce que j’ai le moins envie de faire ou ce qui me prend le plus d’énergie au niveau concentration (souvent ce sont les mêmes) et au fur et à mesure de la journée, je fais les choses qui me plaisent le plus. Avantage ? Je profite du moment où j’ai le plus d’énergie dans la journée pour me charger de ce qui m’en demande le plus et quand mon énergie baisse, je fais des choses qui m’en demandent moins.

Deuxième méthode efficace pour moi la méthode POMODORO, que j’adapte.

Pour rappel, la méthode POMODORO, c’est travailler par blocs temps de 25 mn, puis faire une pause, puis recommencer etc.  Je ne travaille pas forcément par période de 25 mn, c’est bien souvent plus, mais je sais qu’à la fin de cette période de travail, ma pause est prévue, même si ce n’est que 5 mn. Cela suffit à ne pas me faire dévier de ce que je suis en train de faire, je reste focus sur ce que j’ai en cours.

Plus généralement, soigner le cadre dans lequel on travaille aide à se concentrer. Un bureau rangé, une bougie, une plante verte, cela incite plus à la concentration qu’un bureau en désordre, des vêtements ou trois tasses de thé ou café qui traînent à côté et qui détourneront notre attention. Personnellement je n’arrive pas à travailler en musique, mais je sais que parfois un fond musical aide à travailler.

Et pour booster ma concentration dans ces moments-là, je regarde ce qui peut être améliorer au niveau personnel : se coucher plus tôt si c’est possible (la fatigue est vraiment une grande ennemie de la concentration), avoir une alimentation plus équilibrée (le chocolat qui amène de l’énergie sur le moment c’est chouette, mais la glycémie redescend, c’est la baisse d’énergie assurée) et essayer de laisser tout ce qui ne concerne pas le travail à la porte du bureau (plus facile à dire qu’à faire).

Et vous ? Vous avez des conseils à partager pour booster votre concentration ?

L’article Travailler lorsqu’on manque de concentration est apparu en premier sur Secrétaire indépendante dans les Landes depuis 2011.

Nous sommes chaque jour assaillis de mails et il devient toujours plus difficile de garder une boîte mail à jour. J’en avais parlé ici, c’était un de mes objectifs de la rentrée.

Aujourd’hui, j’avais envie de partager quelques astuces pour arriver à gérer votre boîte mail et faire en sorte qu’elle ne déborde pas.

Pour une boîte mail à jour (ou presque) : je gère…

1/J‘ouvre tous mes mails au fur et à mesure.
Il n’y a pas d’urgence, pas besoin de les ouvrir à la minute, mais on ouvre TOUS les mails qui arrivent, oui, tous, même le mail de Monsieur DUPONT, c’est peut-être une pub… ou une potentielle demande de renseignements. On ne laisse rien pour plus tard. Depuis quelques mois, je me fixe des créneaux horaires pour ne plus avoir ma boîte mail ouverte en permanence ce qui, en plus d’être chronophage, est une grande source de déconcentration.

2/Je traite ce qui est urgent.
Si la demande contenue dans le mail est urgente, on la traite immédiatement. Attention à la notion d’urgence quand même ;), rares sont les mails dont la réponse ne peut pas attendre.

2/Je supprime immédiatement ceux qui ne m’intéressent pas.
Le mail pour me vendre un truc dont je n’ai pas besoin, la newsletter sur le salon auquel je ne veux pas assister, à supprimer. Pas besoin de stocker, ce n’est bon ni pour la planète, ni pour nous.

3/Je me désabonne des newsletters qui ne m’intéressent pas/plus.
En continuité du point précédent, on se désabonne des newsletters auxquelles je ne me suis parfois même pas inscrite (coucou le RGPD non respecté !) Pas la peine de la continuer à la recevoir chaque mois si elle ne nous intéresse plus. Ce sera un mail de moins à supprimer.

… et je classe.

4/Je classe dans des dossiers ceux qui m’intéressent.
Dans le nombre de mails reçus, certains mails peuvent nous être utiles dans notre activité, mais pas forcément dans l’immédiat. Dans ce cas, je crée un sous-dossier pour pouvoir le retrouver facilement.

5/Pour les mails auxquels je dois répondre, mais qui ne nécessitent pas de réponse immédiate.
Certains mails ne demandent pas une réponse urgente, ou alors je n’ai pas les éléments pour répondre facilement. Dans ce cas, soit je les laisse dans ma boîte de réception pour qu’ils attirent mon attention dès que j’ouvre la boîte, soit je les classe dans un dossier « à répondre », et surtout je n’oublie pas de regarder régulièrement ce dossier !!

Et surtout, je n’oublie pas de trier mes dossiers !!

Dans tous les cas, je continue à faire un tri régulier dans mes dossiers pour pouvoir éliminer ce que je n’ai plus besoin de garder et ne pas me laisser déborder. Si je choisis de garder les mails auxquels je dois répondre dans ma boîte de réception, j’oublie l’objectif zéro mail en attente quotidien dans ma boîte, je me le fixe plutôt à la semaine.

D’autres conseils à rajouter à cette petite liste ?

L’article Comment garder sa boîte mail à jour ? est apparu en premier sur Secrétaire indépendante dans les Landes depuis 2011.