Nous sommes chaque jour assaillis de mails et il devient toujours plus difficile de garder une boîte mail à jour. J’en avais parlé ici, c’était un de mes objectifs de la rentrée.

Aujourd’hui, j’avais envie de partager quelques astuces pour arriver à gérer votre boîte mail et faire en sorte qu’elle ne déborde pas.

Pour une boîte mail à jour (ou presque) : je gère…

1/J‘ouvre tous mes mails au fur et à mesure.
Il n’y a pas d’urgence, pas besoin de les ouvrir à la minute, mais on ouvre TOUS les mails qui arrivent, oui, tous, même le mail de Monsieur DUPONT, c’est peut-être une pub… ou une potentielle demande de renseignements. On ne laisse rien pour plus tard. Depuis quelques mois, je me fixe des créneaux horaires pour ne plus avoir ma boîte mail ouverte en permanence ce qui, en plus d’être chronophage, est une grande source de déconcentration.

2/Je traite ce qui est urgent.
Si la demande contenue dans le mail est urgente, on la traite immédiatement. Attention à la notion d’urgence quand même ;), rares sont les mails dont la réponse ne peut pas attendre.

2/Je supprime immédiatement ceux qui ne m’intéressent pas.
Le mail pour me vendre un truc dont je n’ai pas besoin, la newsletter sur le salon auquel je ne veux pas assister, à supprimer. Pas besoin de stocker, ce n’est bon ni pour la planète, ni pour nous.

3/Je me désabonne des newsletters qui ne m’intéressent pas/plus.
En continuité du point précédent, on se désabonne des newsletters auxquelles je ne me suis parfois même pas inscrite (coucou le RGPD non respecté !) Pas la peine de la continuer à la recevoir chaque mois si elle ne nous intéresse plus. Ce sera un mail de moins à supprimer.

… et je classe.

4/Je classe dans des dossiers ceux qui m’intéressent.
Dans le nombre de mails reçus, certains mails peuvent nous être utiles dans notre activité, mais pas forcément dans l’immédiat. Dans ce cas, je crée un sous-dossier pour pouvoir le retrouver facilement.

5/Pour les mails auxquels je dois répondre, mais qui ne nécessitent pas de réponse immédiate.
Certains mails ne demandent pas une réponse urgente, ou alors je n’ai pas les éléments pour répondre facilement. Dans ce cas, soit je les laisse dans ma boîte de réception pour qu’ils attirent mon attention dès que j’ouvre la boîte, soit je les classe dans un dossier « à répondre », et surtout je n’oublie pas de regarder régulièrement ce dossier !!

Et surtout, je n’oublie pas de trier mes dossiers !!

Dans tous les cas, je continue à faire un tri régulier dans mes dossiers pour pouvoir éliminer ce que je n’ai plus besoin de garder et ne pas me laisser déborder. Si je choisis de garder les mails auxquels je dois répondre dans ma boîte de réception, j’oublie l’objectif zéro mail en attente quotidien dans ma boîte, je me le fixe plutôt à la semaine.

D’autres conseils à rajouter à cette petite liste ?

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La semaine dernière, sur ma page Facebook, j’ai résumé brièvement mon rendez-vous avec un coach Google, en voici un retour un peu plus détaillé. Il vous donnera peut-être envie de prendre vous-aussi un rendez-vous pour faire le bilan sur votre présence en ligne.

Je m’intéresse beaucoup au marketing digital, en particulier référencement de mon site sur les moteurs de recherche. Google détenant 90 % des recherches, il est logique de s’intéresser au référencement sur ce moteur de recherche.

Il y a quelques temps j’ai commencé la formation Marketing digital via les ateliers numériques de Google. C’est une formation gratuite, et certifiante. J’ai avancé un peu dans la formation et, par une tierce personne j’ai découvert que Google proposait des entretiens avec des coaches pour améliorer sa présence sur internet.

La prise de rendez-vous

Tout d’abord, il faut prendre un rendez-vous ici, par téléphone ou mail. Pour ma part, j’ai téléphoné et je suis tombée sur une personne qui m’a demandé ce que je recherchais via ce rendez-vous. J’avais demandé un audit sur ma présence sur internet. Nous avons convenu d’un rendez-vous quelques semaines plus tard, afin de me laisser le temps d’avancer dans la formation.

Le jour J

Le jour du rendez-vous, je me suis connectée via Google Meet à l’heure prévue. Le rendez-vous dure une heure. Durant ce rendez-vous, nous nous sommes surtout attachés à faire le tour de mon site internet pour voir ce qu’il était possible d’améliorer.

J’ai ainsi pu me rendre compte que, même si j’attache la plus grande importance aux aspects techniques, il me manquait des titres H2, H3… sur certaines pages (les titres permettent de bien structurer votre propos et de faciliter la visite des robots). Je ne vais pas faire un compte-rendu exact de la discussion, d’autant plus que les recommandations sont propres à chacun, mais elle m’a permis de voir que je pouvais retravailler mes métadescriptions afin qu’elles soient plus percutantes, la description des images…

Durant ce rendez-vous, nous avons aussi vérifié la vitesse de chargement du site et j’ai appris qu’il existait des extensions sur Chrome pour vérifier si mon site est bien construit. J’ai également maintenant une petite liste de sites qui peuvent m’accompagner dans la création de mon contenu, même si j’en connaissais déjà certains.

Il est difficile de résumer une heure de rendez-vous en quelques mots, mais si vous vous intéressez au référencement de votre site internet ou tout simplement à votre présence en ligne, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec un coach Google, ça ne pourra être que bénéfique pour votre activité.

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Je vois souvent sur des posts Facebook, des personnes qui commentent avec un « je suis » ou « ça m’intéresse » afin de pouvoir suivre les réponses au post, ceci dans mon activité de secrétaire indépendante, comme dans mes activités personnelles. Ces commentaires n’apportent pas de réponse constructive. Ils sont juste là pour permettre de recevoir une notification en cas de réponse à la publication.

Savez-vous qu’il est possible de suivre le post sans le commenter, juste en choisissant d’en activer les notifications ?

Voyons comment faire, c’est vraiment très simple.

En haut et à droite du post, à côté du nom de la personne qui poste, vous avez 3 petits points. Cliquez tout d’abord sur ces 3 petits points. Vous cliquez ensuite sur la troisième proposition : activer les notifications pour cette publication. Vous serez ainsi informé des prochaines réponses au post.

Parfois, il peut y avoir beaucoup de notifications de réponses. Il y a trop de réponses et vous ne souhaitez plus être informé des notifications ? Pas de problème, vous n’avez qu’à cliquer sur « désactiver »

Simple non ?

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Au cours de votre activité professionnelle, que ce soit en tant que secrétaire indépendante ou pour toute autre activité, y compris dans votre quotidien, vous pouvez être amené à avoir besoin de transférer des fichiers volumineux, trop lourds pour votre boîte mail.

Un fichier audio à retranscrire, par exemple, peut dépasser la capacité de votre boîte mail. De même pour des photos ou une vidéo que vous souhaitez partager.

Plusieurs solutions s’offrent alors à vous pour transférer ces fichiers :

– Dropbox : un peu plus long que les autres à utiliser la première fois car il faut l’installer mais tellement pratique après !  Il suffit de l’installer sur votre ordinateur et de partager après vos dossiers avec vos différents interlocuteurs. Chacun son dossier et vous pouvez ainsi récupérer documents et fichiers de chaque collaborateur, idéal pour un travail en équipe. Très pratique aussi pour échanger des photos

– Wetransfer.com : celui que j’utilise le plus pour des envois ponctuels car c’est celui que je trouve le plus simple. J’en avais déjà parlé ici, il suffit juste d’aller sur le site et de joindre votre fichier (jusqu’à 2 g) comme si vous envoyiez un mail.

– Grosfichier : un peu le même principe que wetransfer.com

Vous en utilisez d’autres ? N’hésitez pas à compléter la liste en commentaire !

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Peur d’être trop cher et que son tarif, ne passe pas auprès des prospects.

En général, on va voir les autres sites et la tentation est grande de proposer un tarif moins cher, pensant ainsi toucher le plus de prospect.

Ceci est un mauvais calcul: proposer un tarif moins cher n’est pas un gage de qualité aux yeux de votre potentiel client et surtout le but est quand même que votre activité vous permettre de vivre correctement de votre travail.

Pour vous aider, j’ai trouvé par hasard,  en naviguant de blog en blog,  ce site: Your rate

Ce site permet d’avoir une idée du taux horaire  à facturer en prenant compte du salaire que vous souhaitez atteindre chaque mois, du nombre d’heures que vous souhaitez travailler chaque semaine et du nombre de semaines de vacances que vous souhaitez prendre.

Moi, je ne suis pas loin de ce que j’avais calculé !

Et vous?

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Pour recevoir par exemple de longs fichiers dans le cadre de retranscriptions audio ou pour envoyer des photos ou petites vidéos. 

Pour ma part, j’utilise wetransfer.com.

C’est gratuit et  très simple d’utilisation. Il suffit d’ajouter les fichiers à transférer, son adresse mail et l’adresse mail du correspondant, un message éventuel et hop on clique sur Transfert. Le correspondant reçoit le mail dans sa boîte et n’a qu’à cliquer sur le lien pour télécharger.

J’utilise wetransfer aussi bien dans mon activité de secrétaire indépendante qu’à titre personnel et pour l’instant j’apprécie son efficacité et surtout sa simplicité.

Et vous, vous utilisez quoi pour transférer vos fichiers volumineux?

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Pour surveiller le référencement de mon site internet, afin de voir à quelle position il se situe dans GOOGLE  sur les mots-clefs que j’ai choisis, j’utilise SEO SOFT.

C’est un logiciel gratuit, assez simple d’utilisation et idéal pour les novices dans mon genre.

Il faut simplement rentrer les mots-clefs qui nous intéressent et après suivre  jour après jour notre évolution dans Google. On peut y trouver notre classement du jour, l’évolution et notre meilleure classement ds un tableau puis suivre l’évolution grâce à un graphique.

Ainsi lorsque je regarde avec le mot-clef retranscription audio, je vois qu’en octobre ma position dans les 15 premiers est à peu près stable avec des hauts et des bas selon les jours et que mon meilleur classement est 7ème.

Par contre, pour « secrétaire indépendante« , il y a encore du travail !

Cela me permet de réagir lorsque je vois que certains mots-clefs dégringolent dans le classement!

Et vous ? Vous utilisez un logiciel de positionnement pour surveiller l’évolution de votre site sur vos mots clefs ?

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En effet, le télétravail est mal connu dans ma région et j’étais tout à fait consciente qu’avoir un site internet m’aiderait à me développer.

Mais créer un site internet lorsqu’on n’a aucune connaissance dans ce domaine peut s’avérer très compliqué!

La solution la plus évidente, est de faire appel à un prestataire. Malheureusement, comme je l’ai expliqué ici, j’avais sous-estimé l’investissement que j’aurais à faire et n’avais pas prévu cette dépense.

Restait donc à le faire moi-même. Après avoir effectué des recherches, et surtout j’avoue pour gagner du temps, j’ai choisi de le faire via une plateforme gratuite. J’en ai testé plusieurs, finalement j’ai choisi Wifeo qui était celle que j’arrivais le mieux à maîtriser.

Je sais que ça n’est pas la solution idéale et que mon site est loin d’être optimisé. J’ai même parfois regretté de n’avoir pas simplement choisi de faire un blog. Malgré tout, petit à petit mon site évolue et je compte bien le faire évoluer encore!

Reste encore et toujours à continuer son référencement mais ça sera l’objet d’un autre post.

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